Presentkort – återköp och returer

Två scenarion inträffar ibland: (1) gästen vill byta sitt oanvända presentkort mot pengar, eller (2) en order som betalades med presentkort returneras. Vendion hanterar båda, men med olika flöden och bokföringsregler.

Scenario 1: Återköp av oanvänt presentkort

Gästen fick ett presentkort men vill ha pengarna tillbaka istället.

Juridiskt:

• Presentkort är inte returrätt-skyddade av konsumentlagstiftningen — du är inte lagligt tvungen att ta tillbaka.
• Men goodwill: De flesta restauranger accepterar återköp på obrukt kort för kundrelationen.

Flöde:

1. Admin → Marketing → Lojalitet → Presentkort → sök kortet.
2. Klicka "..." → "Återköp" (Refund).
3. Välj återbetalningsmetod:
   • Kontant (från kassalåda)
   • Överföring till kontonummer
   • Tillbaka på kort (om ursprungligt köp på kort)
4. Ange anledning (för revision).
5. Bekräfta.

Systemet:

• Sätter kortets status till makulerat med anledning "Återköp".
• Loggar justeringen i kortets historik.
• Bokför automatiskt:

  D 2421 Gåvoskuld        <saldo>
  C 1580 Kassa (eller 1930 Bank)    <saldo>
  

• Ingen moms (vid utfärdandet var det inte momspliktigt, så återbetalningen är också momsfri).

Specialfall: Om kortet ursprungligen köptes med bankkort → återbetala via samma bankkort (möjligt via terminalen "Refund"-funktion). Då stängs kortet i samma ögonblick.

Delvis använt kort:

Om gästen har använt 200 kr av ett 500 kr kort och vill ha återköp på resterande 300 kr:

• Du kan välja att återbetala bara kvarvarande saldot (300 kr).
• Eller vägra (upp till dig — inget lagkrav att betala tillbaka använt saldo).

Scenario 2: Return av order betald med presentkort

Gästen returnerar en order som helt eller delvis betalades med presentkort. Vad gör systemet med pengarna?

Exempel: Order #200 betalad 500 kr — 300 kr presentkort + 200 kr kort. Gästen returnerar hela ordern.

Flöde:

1. I POS: Staff öppnar Order → Retur.

2. Vendion frågar: "Var ska pengarna?"

3. Alternativ:

   • Återställ presentkort + återbetala kort (standard): Presentkortet får tillbaka 300 kr saldo, kortet får 200 kr returnerat.
   • Allt till kort: Även presentkortets 300 kr återbetalas till bankkortet. (Mindre vanligt)
   • Allt till nytt presentkort: Skapa nytt kort på 500 kr. (Goodwill)

4. Standardflödet: återställ presentkortets saldo + återbetala övriga betalmetoder proportionellt.

Bokföring vid retur (standard):

Reversera inlösen:
  D 3001 Matintäkt (reversed)    -270 kr
  D 2610 Moms 12% (reversed)     -30 kr
  C 2421 Gåvoskuld              +300 kr

Reversera kort:
  D 1930 Bank (reversed)         -200 kr
  C 3001 Matintäkt (reversed)    -180 kr
  C 2610 Moms 12% (reversed)     -20 kr

Viktigt: Presentkortet återställs till saldot före inlösen. Gästen kan använda det igen.

Effekt på historiken:

• Återföringen loggas i kortets historik (+ 300 kr).
• Status återställs till aktivt om det var inlöst.

Edge cases:

1. Återköp med kontant från kort-köpt presentkort

Om kortet köptes på bankkort men gästen vill ha kontant — OK enligt svensk lag, men gör en notering i ledger för revisionsspår.

2. Återköp efter utgång

Lagligt sett: Utgånget kort är intäkt (3960) — teknisk sett äger restaurangen de pengarna. Om du ändå vill hjälpa gästen (goodwill):

• Utfärda ett nytt kort med samma belopp.
• Eller återbetala kontant → bokför som Övrig rörelseintäkt reversal.

3. Retur av order som betalats med presentkort + kort utgått emellan

Scenario: Gästen betalade 300 kr av sitt kort på en order 2026-01-15. Kortet utgår 2026-06-15. Gästen returnerar ordern 2026-07-20.

• Presentkortet är nu utgånget.
• Staff kan:
  • Återställ+förläng: Återaktivera kortet + förläng utgång. Mest gästvänligt.
  • Kontant/kort: Ge pengarna tillbaka direkt på annat sätt.

4. Partiell retur

Om bara en del av ordern returneras (t.ex. en rätt) — systemet beräknar proportionellt:

• Om 50% av ordern returneras → 50% av varje betalmetod returneras.
• Presentkortet får tillbaka proportionell andel.

Permissions:

• Återköp av oanvänt kort: behörighet att hantera presentkort
• Retur i POS: POS-behörighet att göra returer

Dokumentation för revision:

Alla returer och återköp loggas med:

• Tidstämpel
• Staff/admin som utförde
• Anledning
• Beloppsrörelser
• Koppling till original-order (om retur)

Skatteverket kan begära dessa loggar vid kontroll.

Tips:

• Ha en tydlig återköpspolicy på hemsidan och i restaurangen.
• Återköp på obrukt kort inom 14 dagar: vanligt goodwill-policy.
• Återköp på använt kort: generellt nej, men undantag per bedömning.
• Spara alla kvitton/ledger-poster — viktigt för bokföring och revision.

Se även:

• "Presentkort – uppsägning och utgång"
• "Presentkort – återköp (bokföring)" (Bokföring-modulen)
• "Presentkort – historik och rapporter"