Resursavgifter och förskottsbetalning

Till skillnad från vanliga bordsbokningar (gästen beställer fritt) har resurser ett fast pris per slot. Den här artikeln beskriver hur du prissätter, hur priset presenteras för gästen, hur det hanteras vid ankomst och hur det påverkar din bokföring.

Sätt pris på en resurs:

1. Gå till Admin → Bokningar → Inställningar → Resurser
2. Klicka på resursen
3. Fältet Pris per slot (i hela kronor)
4. Spara

Exempel:

• Privatrum Vinkällaren: 1 500 kr per 2-timmarsslot
• Konferensrum: 500 kr per 60-minutersslot
• Karaoke VIP: 499 kr per 60-minutersslot
• Bowlingbana: 299 kr per 60-minutersslot

Sätt 0 kr om resursen ska vara gratis att boka.

Hur priset visas för gästen: På den publika sidan ser gästen:

Privatrum "Vinkällaren"
12 platser · 2 timmar · 1 500 kr/slot

Vid bokningsbekräftelsen:

Sammanfattning
-----------------------------
Resurs:     Privatrum Vinkällaren
Datum:      Måndag 5 maj 2026
Tid:        19:00–21:00
Antal:      6 personer
-----------------------------
Att betala: 1 500 kr

Observera: priset är per slot (per bokning), inte per person. En grupp på 6 betalar samma som en grupp på 10 i samma privatrum.

Depositionshantering (currently beta): Varje bokning får automatiskt ett depositionsbelopp som motsvarar resursens pris per slot. Depositionen är obetald tills betalning sker.

Två scenarier för betalning – idag och imorgon:

Idag: Betalning vid ankomst Resurspriset fungerar som en "kostnadspost" som du lägger till på gästens nota vid ankomst:

1. Gästen anländer → du markerar bokningen som Sittande i admin eller POS
2. En tab öppnas i kassan med en förvald post "Resurskostnad: Privatrum 1 500 kr"
3. Gästen beställer sedan mat, dryck osv vanligt
4. Vid utcheckning betalar gästen allt tillsammans (resurs + mat + dryck)
5. Fiskal hantering går via kassan – ingen separat flöde

Fördelar:

• Enkelt, alla kunder är vana vid att allt samlas på en nota
• Inga separata betalsystem att integrera
• Gästen kan avboka utan återbetalningshantering

Nackdelar:

• Du vet inte säkert att gästen kommer förrän de kommer
• Inga incitament för gästen att inte no-showa

Imorgon: Förskottsbetalning (planerad, ej byggd) På horisonten finns direktbetalning online via kortbetalning. Då skulle flödet bli:

1. Gästen bokar och betalar 1 500 kr omedelbart via kort
2. Depositionen markeras som betald
3. Om gästen avbokar > X timmar innan → automatisk återbetalning
4. Om gästen no-showar → ingen återbetalning
5. Vid ankomst räknas förskottet av mot mat/dryck-noten eller kvarstår som intäkt

Den här integrationen är inte byggd ännu men är planerad. Tills dess: använd betalning vid ankomst.

Rekommenderade prisnivåer (svenska marknaden):

Justera uppåt för premium-positionering, helgkvällar och storstäder.

Lokalkostnad vs. aktivitetskostnad: Tänk igenom vad priset täcker:

• Ren lokalkostnad – privatrum där gästerna sedan beställer mat/dryck separat (rekommendationen är lägre pris, t.ex. 800 kr för 2 h, förväntan att gästerna spenderar 3–5 000 kr på mat)
• Aktivitet inklusive utrustning – bowling, karaoke, biljard (priset täcker banan/rummet fullt ut)
• Paket – privatrum inklusive menyförslag (ex. "Vinkällaren + 5-rätters meny = 795 kr/pers")

Momshantering: I Sverige är momsen normalt 25% på restaurang-/konferensrumsuthyrning. Systemet hanterar momsrapporteringen via kassan när fakturan genereras. På prisetiketten visar du pris inklusive moms (lag och god kutym).

Intäktsredovisning och Z-rapport: När gästen betalar via kassan blir resurskostnaden en vanlig orderpost som hamnar på:

• Z-rapporten för dagen
• Kontoklassen för tjänster (standard 3000 eller specifikt 3100 "Lokaluthyrning")
• Momsrapporteringen via Skatteverket-export

Resursintäkter särskiljs inte automatiskt från matintäkter i rapporterna – vi rekommenderar att du skapar en separat produktgrupp i kassan för "Resursbokningar" så du kan följa upp omsättning per resurstyp.

Framtida förbättring: I Vendion 3.1 kommer:

• Automatisk kortbetalningsintegration för förskottsbetalning
• Återbetalningslogik kopplad till avbokningsfristen
• Dedikerad resursintäktsrapport i Analytics++
• Deposition som % av totalpris (t.ex. 50% depa, resten vid ankomst)

Relaterat: Publik resursbokning, SMS-påminnelser för events och resurser