Blockera resurser för underhåll

När du behöver göra en resurs otillgänglig temporärt – utan att ändra det vanliga veckoschemat – använder du blockerade tider. Vanliga anledningar är underhåll, städning, privata företagsevent eller om personalen ska ha kickoff i rummet.

Skillnaden mot vanliga öppettider:

• Tillgänglighet (veckoschema) = återkommande, gäller varje vecka
• Blockerade tider = engångs-undantag för ett specifikt datum och tidsintervall

Öppna blockerings-fliken:

1. Gå till Admin → Bokning → Events & Resurser → Resurser
2. Klicka på resursen
3. Välj fliken Blockerade tider
4. Klicka Blockera tid

Fält:

För en fristående resurs väljer du även Gäller: hela resursen eller en viss enhet. Klicka Blockera. Du behöver Redigera bokning. I kassan finns samma typ av åtgärd under Bord → Bokningar → Ny bokning → Blockera resurstid.

Vanliga scenarier:

Scenario 1 – Planerat underhåll En bowlingbana ska servas. Blockera hela dagen:

• Datum: 2026-05-14
• Start: 00:00
• Slut: 00:00 nästa dag (samma klockslag ger ett helt dygn)
• Anledning: "Service av kastmaskin"

Scenario 2 – Privat företagsevent Ett företag har bokat hela privatrummet hela kvällen utanför det vanliga flödet:

• Datum: 2026-06-20
• Start: 17:00
• Slut: 23:00
• Anledning: "Privatbokning Volvo – faktureras"

Scenario 3 – Personalens kickoff Karaoke-rummet stänger för intern fest:

• Datum: 2026-08-15
• Start: 18:00
• Slut: 23:00
• Anledning: "Personalkickoff"

Scenario 4 – Röd dag / helg Konferensrum ska inte bokas på nationaldagen:

• Datum: 2026-06-06
• Start: 00:00
• Slut: 00:00 nästa dag (samma klockslag ger ett helt dygn)
• Anledning: "Sveriges nationaldag – stängt"

Hur det påverkar bokningsflödet: Tider där inga enheter eller bord är lediga visas inte som valbara starttider på den publika sidan. En blockering av en enhet kan lämna andra enheter bokningsbara.

Skyddsnät: Nya bokningsförsök kontrolleras mot resursens blockeringar. Kontrollera alltid befintliga bokningar före blockering; blockeringen är inte en avbokning eller ett meddelande till gästen.

Blockering vs. avbokning av hela dagen: Veckoschemat gäller alla veckor och kan inte begränsas till en viss månad. För varje måndag i oktober, lägg daterade blockeringar. För en sammanhängande restaurangstängning kan en specialperiod med Gäller även resursbokningar användas.

Redigera eller ta bort en blockering:

• Blockeringslistan har ingen redigeringspenna. Lägg till rätt blockering och ta sedan bort den felaktiga
• Klicka på papperskorgen för att ta bort helt. När blockeringen är borta kan tiden bli bokningsbar om öppettider och övrig kapacitet tillåter.

Varning – redan gjorda bokningar påverkas inte: Om du lägger till en blockering på en tid där en gäst redan har bokat händer följande:

• Befintliga bokningen ligger kvar och gäller
• Kontrollera kalendern själv; blockeringsformuläret ger ingen garanterad varning om befintliga bokningar
• Du måste kontakta gästen manuellt om du vill flytta eller avboka
• Framtida gäster kan inte boka det intervallet

Rekommendation: innan du blockerar större intervall, kolla alltid kalendervyn först så du inte oavsiktligt hamnar ovanpå en befintlig bokning.

Använd blockering för säsongsstängt: Ska orangeriet stängas november–mars? Lägg inte 150 blockeringar. Gör en av två saker:

1. Inaktivera resursen helt – växla av togglen "Aktiv" (resursen försvinner från publika sidan)
2. Specialperiod – ange datumintervallet i Bokning → Inställningar → Skift & Tider → Specialperioder och välj stängt samt Gäller även resursbokningar

Blockeringar är för kortare, distinkta händelser (timmar till dagar).

Checkbox innan du bekräftar blockering:

• Rätt datum och tid
• Ingen befintlig bokning i intervallet (kolla kalendern)
• Anledningen är tydlig – framtida du själv ska förstå varför
• Gäster som redan är bokade inom intervallet har informerats (om det gäller)

Blockera flera resurser samtidigt: I dagens UI blockerar du en resurs i taget. Om hela lokalen ska stängas en dag (t.ex. inventering eller personalfest), lägg till blockering separat på varje resurs eller använd Specialperioder med Gäller även resursbokningar (se Hantera undantag & stängda dagar) för hela restaurangen.

Exportera blockeringar för bokföring: Om en blockering motsvarar ett privat evenemang som faktureras separat – ta en skärmdump eller för manuella anteckningar, eftersom blockeringar idag inte exporteras till bokföring automatiskt. En blockeringsanteckning registrerar ingen faktura eller betalning.

Exempel på upplägg:

Scenario – Nattklubb med tre privatrum: "Fredag 20 juni hyr ett företag hela huset till sommarfest 19:00–02:00." Lösning: blockera alla tre privatrummen med start 19:00 och slut 02:00 på startdatumet. Kontrollera även nästa datum om gäster kan starta nya bokningar efter midnatt. Anledning: "Privatbokning Volvo sommarfest, faktura: 50 000 kr".

Scenario – Bowlinghall med periodisk service: "Kastmaskinen på bana 4 servas varje första måndag i månaden 10:00–14:00." Lösning: lägg in 12 blockeringar per år (varje första måndag) vid årets början så du inte glömmer. Anledning: "Planerat underhåll – banleverantör".

Scenario – Krog med privatrum: "Kocken vill testa nya recept varje onsdag eftermiddag 14:00–17:00 i Vinkällaren." Lösning: 52 blockeringar per år. Alternativt: ändra tillgängligheten att inte inkludera ons 14–17. Båda funkar, men tillgänglighets-ändring är mer permanent.

Audit-logg för blockeringar: Blockeringslistan visar datum, intervall, anledning och eventuell enhet. Den har ingen egen vy som visar vem som skapade varje blockering. Skriv en tydlig anledning och följ era gemensamma rutiner.

Relaterat: Resurstillgänglighet och scheman, Publik resursbokning