Blockera resurser för underhåll

När du behöver göra en resurs otillgänglig temporärt – utan att ändra det vanliga veckoschemat – använder du blockerade tider. Vanliga anledningar är underhåll, städning, privata företagsevent eller om personalen ska ha kickoff i rummet.

Skillnaden mot vanliga öppettider:

• Tillgänglighet (veckoschema) = återkommande, gäller varje vecka
• Blockerade tider = engångs-undantag för ett specifikt datum och tidsintervall

Öppna blockerings-fliken:

1. Gå till Admin → Bokningar → Inställningar → Resurser
2. Klicka på resursen
3. Välj fliken Blockerade tider
4. Klicka Lägg till blockering

Fält:

Vanliga scenarier:

Scenario 1 – Planerat underhåll En bowlingbana ska servas. Blockera hela dagen:

• Datum: 2026-05-14
• Start: 00:00
• Slut: 23:59
• Anledning: "Service av kastmaskin"

Scenario 2 – Privat företagsevent Ett företag har bokat hela privatrummet hela kvällen utanför det vanliga flödet:

• Datum: 2026-06-20
• Start: 17:00
• Slut: 23:00
• Anledning: "Privatbokning Volvo – faktureras"

Scenario 3 – Personalens kickoff Karaoke-rummet stänger för intern fest:

• Datum: 2026-08-15
• Start: 18:00
• Slut: 23:00
• Anledning: "Personalkickoff"

Scenario 4 – Röd dag / helg Konferensrum ska inte bokas på nationaldagen:

• Datum: 2026-06-06
• Start: 00:00
• Slut: 23:59
• Anledning: "Sveriges nationaldag – stängt"

Hur det påverkar bokningsflödet: När en gäst öppnar bokningssidan för den aktuella dagen ser de slotsen utgråade och markerade som "Ej tillgängligt" för de tider som är blockerade. Gästen kan inte välja blockerade tider.

Skyddsnät: Vendion har inbyggt skydd som säkerställer att en bokning aldrig kan läggas ovanpå en blockering. Skulle en gäst försöka boka ett slot som blockeras exakt samtidigt blir det ett tydligt felmeddelande istället för dubbelbokning.

Blockering vs. avbokning av hela dagen: Om du vet att resursen är stängd varje måndag i oktober är det smartare att ta bort måndagar från vanliga tillgängligheten under oktober. Men för enskilda datum – använd blockering.

Redigera eller ta bort en blockering:

• Klicka på blockeringen i listan → pennikon → ändra tid eller datum → spara
• Klicka på papperskorgen för att ta bort helt. När blockeringen är borta blir tiden återigen bokningsbar omedelbart.

Varning – redan gjorda bokningar påverkas inte: Om du lägger till en blockering på en tid där en gäst redan har bokat händer följande:

• Befintliga bokningen ligger kvar och gäller
• Systemet varnar om detta i admin
• Du måste kontakta gästen manuellt om du vill flytta eller avboka
• Framtida gäster kan inte boka det intervallet

Rekommendation: innan du blockerar större intervall, kolla alltid kalendervyn först så du inte oavsiktligt hamnar ovanpå en befintlig bokning.

Använd blockering för säsongsstängt: Ska orangeriet stängas november–mars? Lägg inte 150 blockeringar. Gör en av två saker:

1. Inaktivera resursen helt – växla av togglen "Aktiv" (resursen försvinner från publika sidan)
2. Tomma veckoscheman – ta bort alla tillgänglighetsfönster för perioden

Blockeringar är för kortare, distinkta händelser (timmar till dagar).

Checkbox innan du bekräftar blockering:

• Rätt datum och tid
• Ingen befintlig bokning i intervallet (kolla kalendern)
• Anledningen är tydlig – framtida du själv ska förstå varför
• Gäster som redan är bokade inom intervallet har informerats (om det gäller)

Blockera flera resurser samtidigt: I dagens UI blockerar du en resurs i taget. Om hela lokalen ska stängas en dag (t.ex. inventering eller personalfest), lägg till blockering separat på varje resurs eller använd det globala "Undantag & stängda dagar" (se Hantera undantag & stängda dagar) för hela restaurangen.

Exportera blockeringar för bokföring: Om en blockering motsvarar ett privat evenemang som faktureras separat – ta en skärmdump eller för manuella anteckningar, eftersom blockeringar idag inte exporteras till bokföring automatiskt. I framtiden kommer en dedikerad "Privatbokning"-funktion där blockering + fakturapost kombineras i en enda åtgärd.

Konkreta exempel ur verkligheten:

Scenario – Nattklubb med tre privatrum: "Fredag 20 juni hyr ett företag hela huset till sommarfest 19:00–02:00." Lösning: blockera alla tre privatrummen med start 19:00 och slut 23:59, samt nästa dag (21 juni) 00:00–02:00. Anledning: "Privatbokning Volvo sommarfest, faktura: 50 000 kr".

Scenario – Bowlinghall med periodisk service: "Kastmaskinen på bana 4 servas varje första måndag i månaden 10:00–14:00." Lösning: lägg in 12 blockeringar per år (varje första måndag) vid årets början så du inte glömmer. Anledning: "Planerat underhåll – banleverantör".

Scenario – Krog med privatrum: "Kocken vill testa nya recept varje onsdag eftermiddag 14:00–17:00 i Vinkällaren." Lösning: 52 blockeringar per år. Alternativt: ändra tillgängligheten att inte inkludera ons 14–17. Båda funkar, men tillgänglighets-ändring är mer permanent.

Audit-logg för blockeringar: Varje blockering tidsstämplas och användaren syns i admin-loggen. Om någon i personalen blockerar felaktigt kan du spåra vem och när.

Relaterat: Resurstillgänglighet och scheman, Publik resursbokning