Resurstillgänglighet och scheman

Efter att du skapat en resurs måste du ange när den är bokningsbar. Det gör du under fliken Tillgänglighet på resursen. Öppettiderna styrs per veckodag och definierar exakt vilka tidsslots gästen kan se på den publika sidan.

Öppna tillgänglighets-fliken:

1. Gå till Admin → Bokning → Events & Resurser → Resurser
2. Klicka på resursen du vill redigera
3. Välj fliken Tillgänglighet
4. Klicka Lägg till tid på rätt veckodag, ange Från och Till, och klicka Lägg till

Fält för varje tidsfönster:

Du kan lägga till flera fönster per veckodag om du har en lunchdel och en middagsdel.

Exempel 1 – Privat matsal (standardkväll):

Måndag–torsdag:  17:00–22:00
Fredag:          17:00–23:00
Lördag:          12:00–23:00
Söndag:          12:00–21:00

Om resursens bokningslängd är 120 min och Städtid efter (min) är 0, genererar systemet följande slots för en fredag:

• 17:00–19:00
• 19:00–21:00
• 21:00–23:00

Gästen ser tre bokningsbara slots den fredagen (om ingen är bokad eller blockerad).

Exempel 2 – Konferensrum (kontorstid):

Måndag–fredag: 08:00–18:00
Lördag–söndag: Stängt (lägg inte till några fönster)

Med bokningslängd 60 min och städtid 0:

• 08:00–09:00, 09:00–10:00, 10:00–11:00 ... 17:00–18:00

Det ger 10 slots per vardag × 5 dagar = 50 slots per vecka.

Exempel 3 – Karaoke med olika helgtider:

Söndag–torsdag: 17:00–23:00
Fredag:         17:00–02:00 (natt efter midnatt)
Lördag:         15:00–02:00

Efter midnatt: Sluttid före eller lika med starttid tolkas som nästa dag. Ett fönster 17:00–02:00 kan ge bokningar som börjar före midnatt och slutar efter. Starttider efter midnatt lägger du på nästa veckodag, exempelvis lördag 00:00–02:00. Kontrollera båda datumen på den publika sidan.

Exempel 4 – Bowlingbana med lunch- och kvällspass:

Måndag–torsdag: 11:30–14:00, 17:00–22:00   (två fönster)
Fredag:         11:30–14:00, 17:00–00:00
Lördag–söndag:  12:00–00:00                (ett långt fönster)

Så genereras slots automatiskt: När en gäst väljer ett datum:

1. Systemet identifierar veckodag för valt datum (Stockholm-tid)
2. Hämtar tillgängliga tidsfönster för den veckodagen
3. Genererar starttider med steg bokningslängd + städtid; hela bokningslängden måste rymmas i fönstret
4. Kontrollerar blockeringar och lediga aktiva enheter eller tillåtna bord. Stängande specialperioder som gäller resurser och minsta framförhållning kan också dölja tider
5. Visar lediga starttider; upptagna och blockerade tider tas bort

Byta slot-längd efter upplägg: Om du ändrar slotlängden från 60 till 90 min på en aktiv resurs:

• Redan gjorda bokningar behåller sin ursprungliga längd
• Nya bokningar får den nya längden
• Rekommendation: byt endast om du inte har kommande bokningar

Testa på den publika sidan: Öppna restaurangens publika bokningssida (app.vendion.com/book/din-restaurang) i webbläsaren för att se exakt vilka tider gästen ser för ett valt datum.

Vanliga scheman för inspiration:

Checklist innan du aktiverar:

• Minst ett tillgänglighetsfönster per veckodag du är öppen
• Nattpass har kontrollerats på rätt datum, även för start efter midnatt
• Slottider passar med öppettiden (t.ex. 60-min slots i ett 5,5-timmarsfönster ger 5 slots + en otillgänglig sista halvtimme)
• Du har testat på den publika sidan

Säsongsjustera schemat: Veckofönster har inga från-/till-datum. Ta bort ett gammalt fönster med papperskorgen och lägg till det nya när ändringen ska gälla. Det påverkar nya bokningsbara tider även längre fram.

För en tidsbegränsad stängning använder du blockeringar eller Bokning → Inställningar → Skift & Tider → Specialperioder med Gäller även resursbokningar. Inaktivera hela resursen om den ska döljas tills vidare. Befintliga bokningar måste följas upp separat.

Tidszoner: Bokningstiderna avser restaurangens lokala tid i Sverige. Den publika resursvyn visar samma klockslag även för en gäst i en annan tidszon; den räknar inte om starttiden till gästens lokaltid.

Vad händer om en resurs inte har tillgänglighet alls? Om du sparar en resurs utan att lägga till ett enda tillgänglighetsfönster kommer den inte att visa några slots på den publika sidan – gästen ser "Inga lediga tider" oavsett datum de väljer. Detta är avsiktligt: aktiva resurser utan öppettider betraktas som stängda.

Samma resurs olika länge på olika dagar: Bokningslängd (min) gäller hela resursen, inte en viss veckodag. Skapa inte två fristående kopior för samma fysiska bana utan att säkra kapaciteten: kopiorna delar inte automatiskt bokningar. Använd en längd som fungerar för erbjudandet och stäm av särskilda upplägg med Vendion.

Relaterat: Blockera resurser för underhåll