Direkt Fortnox-integration

Vendions Fortnox-koppling kan överföra dagsavslutets bokföringsverifikat direkt till Fortnox. Du ansluter den under Admin → Integrationer. Att bara välja Fortnox i kontoplanen ansluter inte ditt företag.

Innan du ansluter

Du behöver:

• Vendion API-licens för restaurangen.
• Behörighet att hantera integrationer i Vendion.
• Ett Fortnox-konto med den Bokföring-licens och åtkomst som anslutningen kräver.
• En avstämd kontoplan och rätt räkenskapsår i Fortnox.

Fakturering och Fortnox Lön har egna inställningar och kan kräva ytterligare behörigheter och licenser. Anslut inte ett annat företags Fortnox av misstag; kontrollera företagsnamnet när du kommer tillbaka.

Anslut Fortnox

1. Öppna Admin → Integrationer och fliken Integrationer.
2. Klicka Anslut Fortnox på Fortnox-kortet.
3. Logga in hos Fortnox och godkänn den åtkomst som visas där.
4. När du återvänder, kontrollera att statusen är Ansluten och att företaget är rätt.
5. Klicka Hantera för att öppna Fortnox-inställningar.

Om kortet visar Licens saknas behöver rätt licens läggas till hos Fortnox, följt av Återanslut Fortnox. Om du saknar åtkomst till integrationssidan, be restaurangens administratör kontrollera licens och behörigheter.

Välj automatisk bokföring

Slå på Bokför Z-rapporter automatiskt under fliken Bokföring i Fortnox-inställningarna. Ändringen sparas när du använder reglaget. Därefter kan dagsavslutets verifikat skickas utan att du klickar på varje verifikat.

Misslyckade överföringar försöks om automatiskt var 30:e minut. Kontrollera ändå resultatet i integrationsloggen och vid avstämningen med redovisningskonsulten. Ett genomfört Z-avslut är inte samma sak som att Fortnox har tagit emot verifikatet.

Det finns ingen väljare för realtid, nattlig körning klockan 03 eller ett eget synkintervall. Vill du skicka enstaka verifikat själv, slå av automatiken och använd verifikatets Skicka till Fortnox.

Kontrollera konton och resultatenheter

Konton för försäljning, moms och betalningar anges under Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan. Se till att dessa konton finns och kan användas i Fortnox. Det finns ingen separat tvåvägssynk av kontoplanen eller en tabell som översätter varje Vendion-konto till ett annat Fortnox-konto.

Exempel på Vendions förval:

Det är exempel, inte krav på att din redovisningskonsult använder exakt samma konton.

Om du använder resultatenheter finns en separat koppling för Fortnox kostnadsställen i integrationsinställningarna. Följ eventuella meddelanden om att anslutningen behöver förnyad behörighet för kostnadsställen.

Granska eller skicka ett verifikat

1. Öppna Bokföring → Verifikat & export → Verifikat.
2. Klicka på verifikatet och kontrollera konto, debet, kredit och totalsumma.
3. Om verifikatet inte redan har skickats och du har rätt behörighet visas Skicka till Fortnox.
4. Klicka och invänta bekräftelse. Vid fel visas ett felmeddelande som du kan använda vid felsökning.

Följ överföringarna under Integrationer → Integrationslogg. Kontrollera även i Fortnox innan du gör en manuell import av samma period. Integrationen kan inte veta att en separat SIE-fil har importerats manuellt.

Fakturor från kassan

Reglaget Skicka kassafakturor till Fortnox är separat från automatisk Z-bokföring. När det aktiveras hanteras nya kassafakturor av Fortnox, och motsvarande fakturaförsäljning utesluts ur Z-verifikatet för att undvika dubbelbokning.

Äldre fakturaunderlag skickas inte automatiskt när du slår på reglaget. Kontrollera dessa under Försäljning → Fakturering → Underlag och samordna övergången med redovisningskonsulten.

Om överföringen inte lyckas

• Återanslut: Förnya kopplingen via Fortnox-kortet och godkänn åtkomsten igen.
• Konto eller räkenskapsår saknas: Kontrollera uppgifterna i Fortnox och läs det konkreta felmeddelandet.
• Verifikatet väntar: Kontrollera Integrationslogg och om automatiken är på. Försök inte lösa problemet genom att skapa samma verifikat på nytt.
• Fortnox är tillfälligt otillgängligt: Dagsavslutet och överföringen är separata steg. Kontrollera att rapporten sparats och följ den väntande överföringen.

Du kan använda SIE-export som ett överenskommet filflöde, men undvik att samma verifikat både överförs automatiskt och importeras från fil. Koppla från finns på Fortnox-kortet om du vill avsluta kopplingen; stäm först av vad som redan har skickats.