Lägga till en gäst manuellt

Gäster kan dyka upp i registret genom kopplade kassaköp, onlinebeställningar eller bordsbokningar. Men ibland behöver du lägga till någon manuellt: en företagskund som ringer in, en återkommande gäst som inte bokar online, eller en VIP du vill ha i systemet innan hen ens varit där.

När behöver du lägga till en gäst manuellt?

• Företagskund ringer och vill boka ett evenemang – du vill ha profilen klar innan bokningen
• Återkommande gäst betalar alltid kontant och vill inte lämna nummer i kassan, men godkänner att stå i registret
• Gäst du träffade utanför restaurangen (branschkontakt) som du vill kunna bjuda in till event
• En enstaka gäst från ett tidigare register, efter kontroll att profilen inte redan finns

Steg-för-steg:

1. Gå till Admin → Marknadsföring → Gäster → Register
2. Klicka Ny gäst uppe till höger
3. Fyll i formuläret (se fältguide nedan)
4. Klicka Spara gäst

Fältguide:

Kontaktuppgifter hjälper till att hitta rätt gäst

Vendion försöker hitta en befintlig gäst genom kontaktuppgifterna. När gästen senare:

• Kopplas till rätt gäst på notan i kassan
• Bokar bord online med samma nummer
• Lägger en online-order

...kan aktiviteten kopplas till den befintliga profilen. Kontrollera resultatet; delade nummer, stavfel och manuella dubbletter kan fortfarande behöva utredas.

Svenska mobilnummer som 070-123 45 67 och +46701234567 normaliseras vid matchning. Ange helst internationellt format och sök alltid efter gästen före nyregistrering.

Samtycke och utskick – så fungerar det

Formuläret har SMS opt-in och Email opt-in förvalda. Kontrollera båda före sparning: en förkryssad ruta är inte bevis på att gästen har samtyckt. Registrera endast ett ja som ni har stöd för, och respektera ett nej eller en avregistrering. Giltigt samtycke kräver ett aktivt, frivilligt val. Läs IMY:s vägledning om samtycke.

Att spara kontaktuppgifter för en bokning betyder inte i sig att gästen vill ha reklam. Hantera bokningsservice och marknadsföring som olika ändamål.

Födelsedag och automationer

Vendion samlar inte in födelsedagar automatiskt, och det finns ingen förinställd födelsedags-automation. Men om gästen ger dig sin födelsedag kan du bygga en egen: gå till Marknadsföring → Automationer → Ny Automation och välj triggern Datumfält. Då kan du t.ex. skicka ett grattis-SMS med erbjudande dagen före födelsedagen – till gäster som har födelsedagen ifylld på gästkortet. När du väljer datumfälts-triggern visar redigeraren hur många av dina gäster som har födelsedag ifylld. Kontrollera målgrupp och utskicksval innan automationen aktiveras.

Anteckningar för personalen

Anteckningar visas i personalens profilvy. Skriv sakligt och begränsa uppgifterna till det ni behöver för gästens service. Använd dem för:

• Allergier och specialkost ("Glutenintolerant – undvik brödkorg")
• Preferenser ("Vill alltid sitta vid fönstret", "Dricker Amarone")
• VIP-hantering ("Kontakta ansvarig värd vid ankomst")

Efter sparat

När du klickar Spara gäst skapas gästen och dyker upp direkt i Gästregistret. Du kan sedan:

• Öppna profilen och lägga till fler taggar senare
• Se historiken fyllas på när en beställning eller bokning kopplas till rätt gäst
• Använda gästen i segment ("Har tagg: Företagskund") och kampanjer

Vanliga fällor

• Saknade kontaktuppgifter gör det svårare att hitta rätt profil. Sök även på e-post och kontrollera befintliga träffar
• Skicka till en gäst som avregistrerat sig → respektera alltid ett nej
• Fel telefonnummer eller delat nummer → kontrollera att rätt profil väljs
• Glöm att kolla om gästen redan finns → sök alltid på telefon/namn först