Lägga till en gäst manuellt
De flesta gäster dyker upp i registret automatiskt – via kassan, onlinebeställningar eller bordsbokningssystemet. Men ibland behöver du lägga till någon manuellt: en företagskund som ringer in, en återkommande gäst som inte bokar online, eller en VIP du vill ha i systemet innan hen ens varit där.
När behöver du lägga till en gäst manuellt?
- Företagskund ringer och vill boka ett evenemang – du vill ha profilen klar innan bokningen
- Återkommande gäst betalar alltid kontant och vill inte lämna nummer i kassan, men godkänner att stå i registret
- Gäst du träffade utanför restaurangen (branschkontakt) som du vill kunna bjuda in till event
- Överföring från ett gammalt CRM innan Vendion (punktvis – stor import görs via CSV, se framtida stöd)
Steg-för-steg:
- Gå till Marketing → Gäster
- Klicka Ny Gäst uppe till höger
- Fyll i formuläret (se fältguide nedan)
- Klicka Spara gäst
Fältguide:
| Fält | Obligatoriskt | Tips |
|---|---|---|
| Namn | Ja | Förnamn + efternamn om du har det. Variabeln {namn} i kampanjer använder detta |
| Telefon | Nej men starkt rekommenderat | Detta är nyckeln. Systemet matchar automatiskt framtida ordrar och bokningar mot telefonnumret |
| E-post | Nej | Krävs om du vill kunna skicka e-postkampanjer |
| Födelsedag | Nej | Kan användas i en egen automation med datumfälts-trigger (se nedan) |
| Anteckningar | Nej | Interna staff notes – t.ex. "Alltid bord 8", "Allergi mot skaldjur" |
| SMS-samtycke | Förvalt på | Soft opt-in för dina egna gäster. Bocka ur om gästen sagt att de inte vill ha SMS |
| E-postsamtycke | Förvalt på | Soft opt-in. Bocka ur om gästen inte vill ha e-post |
| Taggar | Nej | Du kan lägga till t.ex. "VIP", "Företagskund", "Vinälskare" direkt |
Telefonnumret är avgörande
Vendion använder telefonnumret som primär nyckel för automatch. När gästen senare:
- Betalar i kassan och anger samma nummer
- Bokar bord online med samma nummer
- Lägger en online-order
...kopplar systemet automatiskt aktiviteten till den manuella profilen du skapade. Inga dubbletter, inga förlorade besökshistoriker.
Numret normaliseras, men format spelar roll: +46701234567 och 070-123 45 67 matchas INTE idag. Var konsekvent – vi rekommenderar formatet +46701234567 (internationellt) eller 0701234567 (utan bindestreck). En förbättrad telefonnummer-normalisering planeras till Q3 2026.
Samtycke och utskick – så fungerar det
Vendion använder en soft opt-in-modell för gäster du själv lägger in eller som handlar hos dig: SMS- och e-postsamtycke är förvalt på. Tanken är att du ska kunna hålla kontakten med dina egna gäster – men alltid med respekt för deras vilja. Två skydd är inbyggda:
- Avregistreringslänk i varje utskick – gästen kan när som helst säga nej (SMS STOP, avprenumerera i e-post). Då stängs utskicken av automatiskt.
- Du kan bocka ur direkt – säger gästen att de inte vill ha SMS eller nyhetsbrev, bocka ur rutan redan vid registreringen.
Respektera alltid gästens vilja:
- Säger gästen "skicka inget till mig" → bocka ur båda rutorna.
- Vendion sparar automatiskt tidsstämpel för samtyckesstatus, och gästen kan alltid avregistrera sig själv.
- Skicka bara sådant som är relevant för gästens relation med din restaurang.
Ditt ansvar: du som restaurang ansvarar för att dina utskick följer GDPR och marknadsföringslagen. Soft opt-in passar för dina egna gäster med tydlig avregistrering – är du osäker på om ett visst utskick är okej, stäm av med din egen juridiska rådgivning.
Födelsedag – en underskattad guldgruva
Vendion samlar inte in födelsedagar automatiskt, och det finns ingen förinställd födelsedags-automation. Men om gästen ger dig sin födelsedag kan du bygga en egen: gå till Marketing → Automationer → Ny Automation och välj triggern Datumfält. Då kan du t.ex. skicka ett grattis-SMS med erbjudande dagen före födelsedagen – till gäster som har födelsedagen ifylld på gästkortet. När du väljer datumfälts-triggern visar redigeraren hur många av dina gäster som har födelsedag ifylld. Födelsedagsutskick hör till det som konverterar bäst – enligt branschdata bokar 18–25 % av mottagarna inom 30 dagar.
Anteckningar – interna staff notes
Anteckningar är endast synliga för personal, aldrig för gästen. Använd dem för:
- Allergier och specialkost ("Glutenintolerant – undvik brödkorg")
- Preferenser ("Vill alltid sitta vid fönstret", "Dricker Amarone")
- Sociala noteringar ("Hans fru heter Anna", "Födelsedag varje september – hela sällskapet")
- VIP-hantering ("Personlig kontakt – kontakta Mikael direkt vid bokning")
Efter sparat
När du klickar Spara skapas gästen och dyker upp direkt i Gästregistret. Du kan sedan:
- Öppna profilen och lägga till fler taggar senare
- Se profilen automatiskt fyllas på när gästen gör sitt första besök
- Använda gästen i segment ("Har tagg: Företagskund") och kampanjer
Vanliga fällor
- Glömmer telefonnumret → ingen automatch → dubbletter uppstår
- Skicka till en gäst som avregistrerat sig → respektera alltid ett nej
- Skriv inkonsekventa telefonformat → matchning fallerar → historiken splittras
- Glöm att kolla om gästen redan finns → sök alltid på telefon/namn först
Den här funktionen är en del av Vendion Marketing.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?