Lägga till en gäst manuellt

De flesta gäster dyker upp i registret automatiskt – via kassan, onlinebeställningar eller bordsbokningssystemet. Men ibland behöver du lägga till någon manuellt: en företagskund som ringer in, en återkommande gäst som inte bokar online, eller en VIP du vill ha i systemet innan hen ens varit där.

När behöver du lägga till en gäst manuellt?

• Företagskund ringer och vill boka ett evenemang – du vill ha profilen klar innan bokningen
• Återkommande gäst betalar alltid kontant och vill inte lämna nummer i kassan, men godkänner att stå i registret
• Gäst du träffade utanför restaurangen (branschkontakt) som du vill kunna bjuda in till event
• Överföring från ett gammalt CRM innan Vendion (punktvis – stor import görs via CSV, se framtida stöd)

Steg-för-steg:

1. Gå till Marketing → Gäster
2. Klicka Lägg till gäst uppe till höger
3. Fyll i formuläret (se fältguide nedan)
4. Spara

Fältguide:

Telefonnumret är avgörande

Vendion använder telefonnumret som primär nyckel för automatch. När gästen senare:

• Betalar i kassan och anger samma nummer
• Bokar bord online med samma nummer
• Lägger en online-order

...kopplar systemet automatiskt aktiviteten till den manuella profilen du skapade. Inga dubbletter, inga förlorade besökshistoriker.

Numret normaliseras, men format spelar roll: +46701234567 och 070-123 45 67 matchas INTE idag. Var konsekvent – vi rekommenderar formatet +46701234567 (internationellt) eller 0701234567 (utan bindestreck). En förbättrad telefonnummer-normalisering planeras till Q3 2026.

Samtycke – GDPR och PUL

Det här är kritiskt. Både SMS-samtycke och e-postsamtycke måste vara ett aktivt val från gästen. Du får INTE bocka i rutorna åt gästen "för säkerhets skull". Rättsläget (GDPR artikel 6.1a + PUL):

• Samtycke måste vara specifikt, informerat och frivilligt
• Du måste kunna bevisa när samtycket gavs – Vendion sparar automatiskt tidsstämpel när du bockar
• Gästen kan återkalla samtycket när som helst (SMS STOP, e-postavprenumeration, eller att du manuellt bockar ur rutan)

När är det OK att bocka i?

• Gästen säger uttryckligen "ja, ni får skicka SMS/nyhetsbrev till mig"
• Du har en ifylld samtyckesblankett (digital eller papper)
• Gästen bockade i rutan själv vid ett tidigare tillfälle (bokning online, kassa-checkout)

När är det INTE OK?

• Gästen nämnde inget om utskick – då bockar du inte i
• "Alla gör det" – nej, det krävs uttryckligt godkännande per kanal (SMS ≠ e-post)
• Du tänker skicka "bara en gång" – nej, inget samtycke = inget utskick

Födelsedag – en underskattad guldgruva

Om gästen ger dig födelsedagen (och e-post/SMS-samtycke), aktiveras den förinställda födelsedags-automationen automatiskt: 1 dag innan skickas ett grattis-SMS med ett erbjudande (t.ex. "Vi bjuder på bubbel när du firar hos oss!"). Det är en av de automationer som ger högst konvertering – enligt branschdata bokar 18–25 % av mottagarna inom 30 dagar.

Anteckningar – interna staff notes

Anteckningar är endast synliga för personal, aldrig för gästen. Använd dem för:

• Allergier och specialkost ("Glutenintolerant – undvik brödkorg")
• Preferenser ("Vill alltid sitta vid fönstret", "Dricker Amarone")
• Sociala noteringar ("Hans fru heter Anna", "Födelsedag varje september – hela sällskapet")
• VIP-hantering ("Personlig kontakt – kontakta Mikael direkt vid bokning")

Efter sparat

När du klickar Spara skapas gästen och dyker upp direkt i Gästregistret. Du kan sedan:

• Öppna profilen och lägga till fler taggar senare
• Se profilen automatiskt fyllas på när gästen gör sitt första besök
• Använda gästen i segment ("Har tagg: Företagskund") och kampanjer

Vanliga fällor

• Glömmer telefonnumret → ingen automatch → dubbletter uppstår
• Bocka samtycke utan fråga → GDPR-brott → potentiella böter
• Skriv inkonsekventa telefonformat → matchning fallerar → historiken splittras
• Glöm att kolla om gästen redan finns → sök alltid på telefon/namn först