Användare och åtkomst

Under Admin → Användare hanterar du vem som har tillgång till systemet.

Lägga till en person:

1. Klicka Lägg till personal
2. Fyll i Förnamn och Efternamn (båda krävs – personalliggaren måste kunna identifiera personen)
3. Fyll i Telefon och Personnummer om du har dem till hands
4. PIN (4 siffror) är redan ifylld med en slumpad kod. Skriv en egen om du vill, eller klicka pilknappen bredvid (Slumpa ny PIN) för en ny. PIN krävs alltid och är exakt fyra siffror
5. Välj Behörighetsgrupp
6. Fyll i E-post (valfritt — för inloggning på admin/portal) bara om personen också ska kunna logga in på admin eller personalportalen – då skickas en inbjudan
7. Klicka Lägg till personal

Personen kan logga in i kassan med sin PIN direkt. För att stämpla in krävs också personnummer (se nedan).

E-post är valfritt – och det styr vad personen kan göra:

Personen kallas PIN-personal när e-post saknas. Ångrar du dig går det att lägga till adressen senare: klicka nyckel-ikonen Ge inloggning på raden. Då behålls samma personalkort med PIN, stämplingar och historik.

⚠️ Lägg inte till samma person en gång till för att ge inloggning – det skapar ett andra personalkort, och schema, dricks, historik och löneunderlag splittras då på två identiteter.

Personnummer – krävs innan personen börjar arbeta:

Fältet stoppar dig inte när du lägger upp någon, men utan personnummer kan personen inte stämpla in. Personalliggaren är ett lagkrav från Skatteverket, så komplettera uppgifterna enligt er rutin före första passet. Du kan lägga upp en ren kassa-användare direkt och komplettera numret innan första passet. Saknas det påminner klockikonen i admin tills det är ifyllt. Samordningsnummer fungerar också – skriv det precis som det står.

Behörighetsgrupper – inte roller:

Åtkomst styrs av grupper som du själv kan skapa och finjustera under Användare → Behörighetsgrupper. Välj en grupp som motsvarar personens arbete. Exempel:

Behöver du något däremellan – en skiftledare som får makulera men inte se lönerna – skapar du en egen grupp i stället för att ge bort Admin.

AI Boss i en egen grupp: Admin-gruppen har alltid AI Boss. Ska en annan grupp ha den, bocka i Använda AI Boss under Administration i gruppen. Gruppen behöver också Kan öppna /admin. AI Boss gör då bara det som gruppens övriga rättigheter tillåter – får gruppen inte se lönerna ser inte AI Boss dem heller. Bara den som själv är i Admin-gruppen kan dela ut rättigheten. Flyttar du någon från Admin till en grupp utan rättigheten försvinner AI Boss för den personen.

Hantera befintliga:

• Ändra – klicka på personen för att byta grupp eller uppgifter
• Ge inloggning – lägg till e-post på en PIN-anställd
• Pausa åtkomst – stäng av inloggningen tillfälligt utan att ta bort. Knappen finns bara på rader för personer med inloggning (e-post)
• Stänga av kassan för PIN-personal – på en rad för PIN-personal finns ingen pausknapp. Öppna i stället personalkortet under Personal → Personal, gå till fliken Inloggning och behörighet, välj Redigera på kortet Behörighet och slå av Får logga in i kassan
• Ta bort – ta bort användarens åtkomst efter att ha läst bekräftelsen. För PIN-personal betyder det att användaren raderas permanent; tidigare försäljning behåller sin koppling till personen

Tips:

• Ge Admin bara till ägare och restaurangchefer
• Pausa konton (eller stäng av kassaåtkomsten för PIN-personal) i stället för att ta bort
• Sätt personnumret innan personens första pass, inte efter
• Gå igenom listan då och då och stäng av åtkomsten för dem som slutat