Ta emot cateringbeställningar online

På beställningssidan gör gästen hela beställningen själv: dag, tid, antal personer, leveranssätt, meny och kontaktuppgifter. Priset räknas medan gästen väljer. Beställningen landar som ett färdigt uppdrag i Catering.

Vad gästen gör på beställningssidan:

1. Tillfälle: väljer datum och tid, antal personer, typ av tillfälle och hur maten ska komma: Avhämtning, Leverans eller Servering på plats. Vid leverans fyller gästen i postnumret
2. Meny: väljer bland era artiklar markerade "Säljs i catering". En artikel som säljs per person räknas på antalet personer, och minsta antal per artikel gäller. Summan inklusive moms syns hela tiden
3. Uppgifter: privat eller företag (företagsnamn, organisationsnummer och referens), namn, mobilnummer och e-post, adress vid leverans eller servering på plats, samt specialkost och meddelande om ni frågar efter dem på förfrågningssidan
4. Skickar på ett av två sätt:
   • Beställ mot faktura: bara för företag som får beställa mot faktura, se nedan
   • Skicka förfrågan: gästen skickar sin varukorg och ni svarar med en offert. Inget är bokat förrän gästen godkänt offerten

Det finns ingen kortbetalning på beställningssidan. Priser, moms och regler räknas alltid av Vendion utifrån era artiklar och inställningar, inte av gästens webbläsare.

Servering på plats går bara som förfrågan. Väljer gästen servering på plats kan beställningen inte göras mot faktura. Ni går igenom upplägget och svarar med en offert.

Slå på onlinebeställning:

1. Öppna Admin → Catering → Inställningar och gå till kortet Onlinebeställning
2. Slå på Ta emot onlinebeställningar. När det är av visar beställningssidan bara era kontaktuppgifter
3. Ställ in reglerna (tabellen nedan)
4. Klicka Spara längst ner. Med Visa beställningssidan ser du sidan som gästen ser den

Leveransavgiften:

• Fast belopp: samma avgift för alla leveranser
• Per leveranszon: avgiften och vilka postnummer ni levererar till hämtas ur leveranszonerna under Online Order → Inställningar
• Avgiften blir en egen rad i uppdraget med Standardvarugrupp för fria rader (under Catering → Inställningar). Saknas den går leverans med avgift inte att välja

Företagslänkar: En företagslänk är en egen länk till beställningssidan för ett visst företag. Sidan visar "Beställer som" och företagets namn, och företaget kan beställa mot faktura utan att skriva sitt organisationsnummer.

Skapa en företagslänk:

1. Under Catering → Inställningar → Företagslänkar, klicka Ny företagslänk
2. Välj företaget bland era fakturakunder
3. Skriv gärna en Etikett (bara för er, till exempel vilken avdelning länken gick till) och klicka Skapa och kopiera
4. Skicka länken till företagets beställare

I listan ser du varje länk med företag, etikett, om den är Aktiv och när den Senast användes. Där kan du kopiera länken, visa en QR-kod, byta etikett eller ta bort länken. Stänger du av Aktiv slutar länken fungera tills du slår på den igen. Beställningar som redan kommit in påverkas inte.

Du kan också skapa länken från uppdraget: när uppdraget har ett företag under Kund finns knappen Företagslänk i panelen till höger. Den kopierar företagets aktiva länk, eller skapar en om det inte finns någon.

Vem får beställa mot faktura? Faktura för företag måste vara påslaget, och företaget måste antingen

• komma via en aktiv företagslänk, eller
• redan vara fakturakund hos er, med samma organisationsnummer som gästen skriver på beställningssidan

Alla andra kan bara skicka en förfrågan. Är Tillåt förfrågan dessutom avstängt kan de inte skicka något alls, och sidan ber dem kontakta er direkt.

Dela beställningssidan: Under Catering → Dela & länk finns länk, QR-kod och widget (kod att bädda in sidan på er hemsida) för:

• Beställningssida – förslag på knapptext: "Beställ catering"
• Direkt till avhämtning – beställningssidan med avhämtning förvald
• Direkt till leverans – beställningssidan med leverans förvald
• Cateringförfrågan – förfrågningssidan, se Ta emot cateringförfrågningar

Med direktlänkarna kan gästen fortfarande byta leveranssätt på sidan. Länkarna kräver att restaurangen har en webbadress (URL-slug) under Allmänt.

När en beställning kommer in: Gästen får en kopia av beställningen per mejl. Ni får ett mejl till samma adresser som för förfrågningar (Inställningar → Notiser), och beställningen syns under Catering → Förfrågningar. Varje rad har en etikett som säger vad gästen bad om:

Bekräfta eller avböj:

• Bekräfta finns på rader med etiketten Faktura. Uppdraget blir bekräftat och företaget får orderbekräftelsen per mejl. Sedan fakturerar du som vanligt från uppdraget, se Ta betalt: skicka till kassan eller fakturera
• Avböj finns på alla rader. Välj ett skäl eller skriv ett eget. Gästen får ert besked per mejl
• Klicka på raden för att öppna uppdraget. För Offert önskas och Förfrågan står gästens val redan som rader. Kontrollera dem och skicka offerten, se Skicka offert och få kundens godkännande

Med Bekräfta fakturabeställningar automatiskt påslaget hoppar en fakturabeställning över Förfrågningar: uppdraget blir bekräftat direkt, företaget får orderbekräftelsen i stället för kopian och uppdraget ligger under Uppdrag.

Bra att veta:

• Når beställningen inte upp till minsta antal eller minsta ordervärde, eller ligger postnumret utanför era leveranszoner, kan gästen fortfarande skicka den som förfrågan om Tillåt förfrågan är på
• Vid en fakturabeställning sparas företagets namn som det står hos er, inte som gästen skrev det
• Bekräfta, avböja och hantera företagslänkar kräver behörigheten Skapa och ändra uppdrag, skicka offert, köks-PM och bong
• Vilka artiklar som syns styr du med "Säljs i catering", se Sälj artiklar i catering