Skapa ett cateringuppdrag

Ett cateringuppdrag samlar allt om ett tillfälle: vem som beställer, när och hur maten levereras, vad som ingår och vilka villkor som gäller.

Skapa uppdraget:

1. Öppna Admin → Catering → Uppdrag
2. Klicka Nytt uppdrag
3. Fyll i avsnitten nedan
4. Klicka Skapa uppdrag. Därefter heter knappen Spara ändringar

Uppdraget sparas bara när du klickar. Det finns ingen autosparning, eftersom en skickad offert gäller en viss version av uppdraget.

Kund:

• Välj företag hämtar en fakturakund. Krävs om du ska fakturera direkt från uppdraget. Utan företag gäller uppdraget en privatperson
• Kontaktperson (obligatorisk), Telefon och E-post. Offerten och orderbekräftelsen skickas till e-postadressen
• Er referens – kundens referens eller inköpsnummer, som står på fakturan
• Koppla till gäst i registret kopplar kontakten till en gäst i ert gästregister

Tillfälle:

• Uppdragets namn, till exempel "Höstkonferens", och Typ av tillfälle
• Datum (obligatoriskt) och Serveras kl
• Leveranssätt: Avhämtning, Leverans eller Servering på plats, med tid för hämtning eller leverans
• Antal kuvert (obligatoriskt). Rader per person följer antalet
• Sista ändringsdag för antal kuvert – föreslås utifrån inställningarna
• Adress, postnummer, ort och Instruktioner till leveransen vid leverans och servering på plats

Innehåll:

1. Sök i Lägg till från menyn. Artiklar markerade "Säljs i catering" visas först, med sin enhet och sitt minsta antal. Se Sälj artiklar i catering
2. Eller klicka Fri rad för något som inte finns i menyn, till exempel leveransavgift, porslin eller personal
3. Ändra antal och à-pris i tabellen. En rad per person har låst antal som följer antalet kuvert
4. Öppna en rad för fler val: Beskrivning, Radtyp (Mat, Dryck, Leveransavgift, Avgift, Tjänst, Utrustning, Personal, Övrigt), Egen rubrik, Varugrupp och Kökets notering

Varugruppen avgör intäktskontot i bokföringen och standardmomsen. Ska en rad ha en annan momskategori än varugruppens väljer du Avvikande moms och skriver ett skäl. Det kräver samma behörighet som att ändra moms i kassan.

Villkor och betalning:

• Betalsätt: Betalas i kassan (kort, Swish, kontant) eller Faktura i efterhand
• Villkor och Avbokningsvillkor fylls i från inställningarna och kan ändras per uppdrag
• Offerten gäller till och med – lämnas den tom sätts datumet när offerten skickas, enligt inställningarna

Kök och önskemål:

• Specialkost och allergier – står överst i köks-PM och på bongen
• Kundens önskemål – syns på offerten och bekräftelsen
• Kökets interna notering – visas bara för personalen, aldrig för kunden

Högerspalten visar status, version, summa per momssats och alla åtgärder: skicka offert, markera bekräftad, köks-PM, bong, skicka till kassan, fakturera, kreditera faktura, kopiera och avboka. Under Händelser ser du vad som hänt med uppdraget och när.

Ändra ett uppdrag:

• Du kan ändra uppdraget så länge det är förfrågan, utkast, offert skickad eller bekräftat
• Ändrar du ett bekräftat uppdrag får det en ny version, och uppdraget visar Ändrad efter bekräftelsen. Skicka då en uppdaterad bekräftelse eller en ny offert. Se Skicka offert och få kundens godkännande
• När uppdraget ligger i kassan, är fakturerat, genomfört, avbokat eller avböjt går det inte längre att ändra

Kopiera uppdrag skapar ett nytt utkast med samma innehåll, praktiskt för återkommande beställningar.