Kedja – första installation (checklista)

Att sätta upp en ny kedja i Vendion kräver koordinering mellan dig som kedjeägare och Vendion-supporten. Denna checklista sammanfattar alla steg – från första kontakt till fullt fungerande franchise-nätverk. Planera för 1-2 veckor från start till produktion.

Innan du börjar – förberedelser

Planera också vilken restaurang som blir "pilot" – en enhet att publicera meny till först för att testa logiken innan rollout.

Checklistan

☐ 1. Kontakta Vendion-support

• Skicka e-post till support@vendion.com
• Ämne: "Ny kedja: [kedjenamn]"
• Inkludera: namn, slug, ägare (e-post), typ, lista av medlemsrestauranger
• Förväntad svarstid: 1-2 arbetsdagar

☐ 2. Vendion skapar kedjan

• Vendion bekräftar detaljer
• Inom 1-2 arbetsdagar sätter vi upp kedjan åt dig
• Du får bekräftelse att kedjan finns på /chain/:slug/
• Logga in och verifiera åtkomst till konsolen

☐ 3. Koppla in medlemsrestauranger

• Be Vendion koppla in dina enheter (en eller flera gånger)
• Verifiera i kedjedashboard att alla syns
• Klicka på varje restaurang för att testa capability inheritance (ska kunna öppna /admin)

☐ 4. Ladda upp brand-assets

• Gå till /chain/:slug/brand
• Sätt:
  • Brand logo URL (från CDN eller egen host)
  • Brand color (hex)
  • Brand font
  • Theme mode (ljust/mörkt)
• Ännu inte låsa – ge lokala admins en chans att förbereda

☐ 5. Bygg meny-mallen

• Gå till /chain/:slug/meny-mall
• Skapa kategorier först (Huvudrätter, Sides, Dryck osv)
• Lägg till items med:
  • Namn (kommer låsas)
  • Pris (beslut: låst eller olåst?)
  • Momssats
  • Kategori
  • Emoji + bild
  • Beskrivning (kort, gästvänd)
  • Allergener
  • Bong-destination (logiskt namn)
• Sätt standardlåsningar medvetet – låst vs olåst är ett designbeslut

☐ 6. Förhandsgranska publicering

• Klicka "Publicera meny"
• Välj ALLA medlemsrestauranger
• Klicka "Förhandsgranska" (dry-run)
• Granska:
  • Hur många items skapas? (ska stämma)
  • Finns mapping-issues för bong-destinationer?
  • Några varningar?

Om något ser fel ut: fixa mallen och kör dry-run igen.

☐ 7. Skarp publicering

• När förhandsgranskning ser bra ut: klicka "Publicera"
• Vänta på resultatet (kan ta några sekunder upp till minuter för stora kedjor)
• Verifiera i varje enhet att menyn syns korrekt i POS och online
• Testkör en order på varje enhet (optional men rekommenderat)

☐ 8. Lås varumärkesfält

• Gå tillbaka till /chain/:slug/brand
• Toggla på låsningar:
  • ✓ logo_url
  • ✓ brand_color
  • ✓ brand_font
  • ? name (beslut – kan vara olåst för platsmarkering)
  • ? slug (beslut)
• Klicka "Spara"
• Verifiera att lokala admins nu ser låsikoner i /admin/allmant

☐ 9. Sätt intercompany-konton (om gift cards eller loyalty delas)

• Gå till /chain/:slug/installningar
• Under "Intercompany-konton":
  • Fordran-konto: 1660 (eller anpassat enligt revisor)
  • Skuld-konto: 2860
• Spara

☐ 10. Lägg till kedjeadmins

• /chain/:slug/medlemmar
• Klicka "Lägg till medlem"
• Sök efter andra personer som ska ha admin på alla enheter (t.ex. regional chef, meny-ansvarig)
• Tilldela Admin-gruppen
• Spara

☐ 11. Konfigurera online order-personlighet

• /chain/:slug/brand → sektion "Online order-personlighet"
• Välj preset (playful/professional/casual)
• Sätt AI-namn (t.ex. "Bea")
• Skriv välkomsthälsning
• Lås om nödvändigt
• Gäster möts nu av samma AI överallt

☐ 12. Testa intercompany-flödet (om presentkort delas)

• Sälj ett test-presentkort 100 kr på restaurang A med kedje-scope
• Använd en annan enhet B för att lösa in 50 kr
• Gå till /chain/:slug/bokforing
• Verifiera att intercompany_transaction skapats (status: pending)
• Markera "Reconciled" när test är klart

☐ 13. Informera lokala admins

• Skicka e-post till alla lokala platschefer
• Förklara:
  • De har nu en kedjemeny (låsta fält visas med ikon)
  • Brand-lås är aktivt
  • Nya funktioner: kedjepresentkort, konsoliderad rapportering
• Bifoga KB-länkar: Lokala overrides

☐ 14. Sätt upp månatlig intercompany-process

• Schemalägg månadsstift (sista bankdag)
• Lägg till /chain/:slug/bokforing som månatligt checkpoint
• Exportera SIE till revisor
• Betala fordringar/skulder mellan bolagen
• Markera som reconciled

☐ 15. Ställ in analytics-rutiner

• Besök /chain/:slug/ veckovis eller månadsvis
• Identifiera enheter under snitt
• Spåra topp-items för produktrationalisering
• Använd data för beslut (prishöjningar, nya rätter, marknadsföring)

Efter go-live: veckovis hälsocheck

Första månaden – kolla varje vecka:

• Är publicerad meny korrekt på alla enheter?
• Har lokala admins frågor?
• Finns pending intercompany-transaktioner?
• Något gäst-feedback om brand-konsistens?

Vanliga snubbeltrådar

• Glömde dry-run: Publicera utan förhandsgranskning kan ge överraskningar. Kör alltid dry-run först.
• Låste för mycket: Om price låses utan överenskommelse med lokala enheter kan det skapa friktion. Kom överens först.
• Bong-destinationer: Logiska namn måste matcha lokala konfigurationer eller auto-skapas. Verifiera mappning efter första publicering.
• Locked logga-URL: Om du låser logga men lokala enheter fortfarande har sin gamla URL efter detach, uppdatera manuellt.

Stöd från Vendion

Under uppsättningsperioden: kontakta support@vendion.com. Vi erbjuder:

• Telefonmöte för planering (första 30 min gratis)
• Hjälp med första publicering (vi kan stå bredvid)
• Felsökning om något går fel

Efter go-live: normal support, KB, community forum.

Nästa steg: Läs Kedjedrift – bästa praxis och vanliga misstag för att undvika fallgropar.