Kedja – första installation (checklista)

Använd checklistan tillsammans med de ansvariga för restaurangerna. Bestäm upplägg och tidplan med Vendion och välj en första restaurang för att kontrollera menypubliceringen.

1. Förbered kedjan

Samla kedjans namn, restaurangernas namn och organisationsnummer samt vilken befintlig Vendion-användare som ska vara första administratör. Bestäm vad ni vill dela: meny, varumärke, lojalitet och presentkort. Kontakta Vendion för skapande och anslutning.

2. Kontrollera åtkomst

Öppna Till startskärm → Kedjeöversikt. Kontrollera Restauranger och använd Öppna admin för att säkerställa åtkomst till rätt enheter. Under Medlemmar lägger du till befintliga användare med deras e-postadress och väljer grupper efter deras ansvar. Ge Admin endast när personen ska vara administratör i alla kedjans restauranger, även lön och persondata.

3. Kontrollera delningen

Gå till Inställningar → Delning, välj vad ni ska använda och spara. Läs bekräftelsen vid ändring av delad lojalitet. Konfigurera sedan respektive område; ett aktiverat reglage gör inte hela funktionen färdig.

4. Förbered och publicera menyn

1. Skapa produkter under Meny-mall → Ny mallprodukt.
2. Kontrollera namn, menygrupp, pris, moms och standardlås.
3. Säkerställ att mottagarens varugrupper och utskriftsinställningar är klara.
4. Välj Publicera, markera den första restaurangen och kör Dry-run (förhandsvisa).
5. Åtgärda fel eller överhoppade poster och förhandsgranska igen.
6. Välj Publicera på riktigt.
7. Kontrollera produkterna i restaurangens Meny → Produkter → Alla artiklar, i kassan och i relevanta kundvyer.
8. Komplettera exempelvis allergener och tillval som inte redigeras i kedjans mallformulär.

Kontrollera resultatet innan du publicerar till fler restauranger. Nya lås i mallen ändrar inte automatiskt lås på befintliga produktkopior.

5. Varumärke och gästassistent

Under Varumärke anpassar du kedjans presentkortsbutik. Kontrollera restaurangernas egna varumärkesvärden innan du sparar gemensamma fältlås; låsen kopierar inte kedjans värden till dem.

Ställ in gästassistenten i varje restaurangs Online order → AI-assistent. Kedjans centrala personlighetsfält styr för närvarande inte dessa aktiva assistenter automatiskt.

6. Lojalitet och presentkort

Kontrollera Lojalitet efter aktivering: programvillkor, nivåer och medlemssaldon. Planera hanteringen av tidigare lokala saldon med Vendion.

För kedjans onlinepresentkort väljer och sparar du först utfärdande restaurang under Presentkort → Butik. Konfigurera och spara därefter butiken separat. Kontrollera belopp, giltighetstid, villkor och betalningsupplägg.

7. Ekonomisk rutin

Stäm av intercompany-kontona (Intercompany → Inställningar) med ekonomiansvarig. Bestäm vem som följer Intercompany, kontrollerar båda restaurangernas bokföring och utför betalningar mellan bolagen. Använd Markera reglerat först när regleringen är genomförd.

Försäljning och presentkortsinlösen skapar riktiga ekonomiska händelser. Planera eventuella provköp med Vendion så att de hanteras och avslutas korrekt.

8. Följ upp starten

Informera personalen om vad de kan ändra lokalt och vem de kontaktar för centrala ändringar. Följ upp publicerade produkter, kundvyer, lojalitet och mellanhavanden under de första veckorna. Använd Analytics för jämförbara perioder och fördjupa avvikelser i respektive restaurang.