Augustilönen: från sommarens arbetspass till godkänt löneunderlag

Efter sommarens sista arbetspass behöver löneunderlaget hålla ihop även när några medarbetare redan har lämnat orten. Bestäm därför sista datum för tidrapportering, vem som utreder avvikelser och när löneansvarig behöver ett godkänt underlag.

Börja med avvikelserna medan de går att reda ut

Jämför schemalagda pass med faktisk registrerad tid. Gå igenom missad utstämpling, förlängda pass, raster, frånvaro och pass som gått över midnatt. Stäm av oklarheter med medarbetaren och ansvarig arbetsledare.

Ett planerat sluttidsslag är inte bevis för att personen slutade då. Dokumentera vad som rättas och varför. Personalliggaren har också egna krav på händelsehistorik; en lönekorrigering ska inte sudda ut den.

Kontrollera ersättningarnas inställningar

Gå igenom anställningsuppgifter och tillämpliga avtal. Säkerställ att timmar, OB, frånvaro och semester hanteras med rätt inställningar och lönearter. Ett automatiskt uträknat belopp kan fortfarande bygga på fel grunddata.

Ta ett representativt pass och följ det genom hela kedjan. Exempelvis: ett kvällspass med rast och arbete efter midnatt. Kontrollera att samma tid inte ersätts två gånger och att frånvaro hamnar i rätt period.

Stäm av dricksen som ett eget underlag

Jämför registrerad kort- och kontantdricks med periodens avstämning. Kontrollera återbetalningar och tidigare utbetalningar innan beloppet fördelas. Om modellen utgår från arbetade timmar behöver både deltagare och timmar vara godkända.

Vem som faktiskt bestämmer fördelningen påverkar skattehanteringen. Personalens egen fördelning och arbetsgivarens fördelning efter eget bestämmande behandlas olika. Ett systemval avgör inte den frågan. Läs Skatteverkets ställningstagande om dricks tillsammans med den som sköter redovisningen.

Lås, överför och kontrollera mottagningen

Vendion Personal samlar timmar, OB, frånvaro och dricks till löneunderlag. PAXml kan användas för filexport. Kontrollera att mottagande program och den aktuella versionen stöder importen och att personnummer, anställningsnummer och lönearter matchar.

Med Vendion Integration kan en låst period föras över till Fortnox Lön. Fil eller direktöverföring är olika vägar till lönesystemet; själva lönekörningen behöver fortfarande kontrolleras där. Stäm av antal personer och summeringar före och efter överföringen. Undersök differenser innan löner godkänns för utbetalning.

Bestäm också hur en sen rättelse hanteras. Skicka inte samma period igen utan att veta om mottagaren uppdaterar eller dubblerar uppgifterna.

Avsluta säsongen utan att tappa historiken

Kontrollera slutdatum, kvarvarande ersättningar och slutlön utifrån anställningsvillkoren. Anpassa åtkomst när anställningen upphör men bevara nödvändiga tid-, löne- och liggaruppgifter. En avslutad användare och raderade underlag är olika saker.

Spara en kort avstämningsnotering: godkänd period, ansvarig, export eller överföring och eventuella öppna rättelser. Då kan höstens löneansvariga förstå vad som redan är hanterat.

Se Vendion live och följ ett eget exempel från stämpling till mottaget löneunderlag.