Personalliggare i restaurang: regler och dagliga rutiner

En personalliggare ska visa vilka som faktiskt arbetar i verksamheten. Den behöver därför fungera när köket förbereder lunchen, under service och när personalen stänger. Ett färdigt schema visar planerad bemanning, inte vilka som verkligen är på plats.

Kontrollera om verksamheten omfattas

Restaurangverksamhet omfattas normalt av personalliggarreglerna. Även exempelvis café, gatukök och catering kan omfattas. Reglerna finns i skatteförfaranderegelverket; se Skatteverkets restaurangvägledning.

Det finns undantag för vissa verksamheter där bara företagaren eller företagsledaren, make eller maka och barn under 16 år är verksamma. Undantaget gäller under angivna förutsättningar även fåmansföretag och fåmanshandelsbolag. Blandad verksamhet har särskilda regler. Bedöm ert upplägg utifrån myndighetens vägledning och kontrollera på nytt när bemanningen eller verksamheten ändras.

Skriv in rätt personer vid rätt tid

Företagets och de verksammas identitetsuppgifter samt arbetspassens start och slut ska antecknas. Registreringen ska ske i direkt samband med att passet börjar och slutar, inte genom att kopiera veckoschemat i efterhand. Se vilka uppgifter som krävs.

Begreppet verksam är bredare än anställd. Inhyrd personal, oavlönade som hjälper till och många praktikanter kan behöva skrivas in. En extern servicetekniker som tillfälligt utför sitt företags arbete är en annan situation. Skatteverket beskriver också skillnaden mellan gymnasiepraktik och grundskolans prao i svaren om vilka personer som ska antecknas.

Ge därför introduktion även till den som bara hjälper till ett enstaka pass. Kontrollera att personens uppgifter och sätt att registrera sig är klara före arbetets början.

Välj bokform eller elektronisk liggare

En manuell liggare ska vara inbunden med förnumrerade sidor och föras med beständig skrift. Lösa papper och vanliga spiralblock duger inte. I en elektronisk liggare behöver händelser och ändringar vara spårbara, och äldre uppgifter ska kunna granskas. Skatteverkets vägledning anger kraven.

Digitalt stöd kan underlätta registrering, sökning och åtkomst. Personalen behöver ändå registrera sig, och ansvariga behöver hantera missade eller felaktiga uppgifter. Prova hur en rättelse dokumenteras med vem, när och orsak. Skriv inte över historiken för att få den att se ut som schemat.

Gör liggaren tillgänglig för kontroll

Bestäm vem som kan visa liggaren när ägaren är borta. Testa åtkomsten från lokalen, även för kvällsansvarig. En inloggning som bara chefen har hjälper inte när kontrollen sker under ett annat pass.

Skatteverket kan ta ut kontrollavgift om liggaren saknas, är felaktigt förd eller inte kan visas. Myndigheten anger 12 500 kronor samt 2 500 kronor per verksam person som inte är antecknad. Se reglerna om kontroll och bevarande. Där framgår också hur länge uppgifterna ska sparas utifrån beskattningsårets slut. Lägg in bevarandet i rutinen för systembyte och avslutade anställningar.

Håll isär liggare, tidrapport och lön

En löneperiod kan behöva rättas efter att en missad stämpling utretts. Det ger inte rätt att sudda ut liggarens händelsehistorik. Dokumentera det faktiska förloppet och låt löneansvarig godkänna det underlag som ska användas för ersättning.

Vendion Personal samlar personalliggare, schema och tidrapportering i samma system. Gå igenom registrering, rättelser, kontrollvy och export i en demo. Avsluta med att låta den som leder nästa kvällspass visa flödet själv.

Regeluppgifter kontrollerade den 13 september 2026.