Kassaregister 2027: kontrollera versionen och journalens XML-export

Inför 2027 behöver restaurangen få ett tydligt besked om den kassa som faktiskt används. Ett allmänt svar om att leverantören ”följer reglerna” är mindre användbart än en bekräftad version, en fungerande export och en plan för eventuella ändringar.

Faktauppgifterna är kontrollerade den 12 september 2026.

Vad säger Skatteverket?

Från den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla föreskriften SKVFS 2021:17. Om registret har journalminne ska det kunna ta fram registreringar i XML-format. Skatteverkets kassaregistersida beskriver detta och länkar till föreskrifterna.

Skilj på krav på själva kassaregistret, regler för användning och standarden för journalexport. En vanlig försäljningsrapport i Excel eller PDF ersätter inte den föreskrivna XML-exporten. Att en fil slutar på .xml visar inte heller i sig att den följer rätt format.

1. Samla uppgifterna om installationen

Ta fram kassaregistrets beteckning, modell eller program, version och tillverkningsnummer. Lägg till vilken kontrollenhet eller vilket kontrollsystem som används. Har ni flera kassaplatser eller restauranger behöver underlaget täcka samtliga berörda installationer.

Anteckna vem hos leverantören som ansvarar för beskedet och när ni senast fick det.

2. Be om ett svar för den aktuella versionen

Be leverantören bekräfta:

• Vilken version som uppfyller kraven och om den redan är installerad.
• Om en uppdatering eller annan ändring behövs, när den ska genomföras och vad den kostar.
• Hur kopplingen till kontrollenheten eller kontrollsystemet påverkas.
• Hur journaluppgifter kan tas fram före och efter ändringen.

Tillverkaren ansvarar för tillverkardeklarationen. Skatteverket testar inte själv om varje deklarerat register uppfyller kraven. Se informationen till tillverkare och leverantörer.

3. Be leverantören visa en provexport

Välj en avgränsad period och be att få se hur journalen hämtas. Låt leverantören visa hur exporten kontrolleras mot Skatteverkets schema och hur den förhåller sig till periodens underlag. XML-schema och förklaringar finns via Skatteverkets leverantörssida.

Dokumentera vem som får göra exporten, var den sparas och hur den lämnas vidare vid en begäran. Utgå inte från att kassan skickar journalen eller momsdeklarationen till myndigheten automatiskt.

4. Planera ändringen utan att förlora historiken

En programuppdatering kan vara tillräcklig. Om ett byte krävs behöver ni planera meny, utrustning, personalintroduktion och åtkomst till tidigare underlag. Begär instruktioner för att bevara historiken innan ett gammalt system avslutas.

Sätt ett datum för genomförande och kontroll i god tid före årsskiftet. Följ upp att versionen faktiskt har ändrats och att de viktigaste arbetsmomenten fortfarande fungerar.

Frågor att ta med till Vendion

Ta med uppgifterna om nuvarande system och vad leverantören har bekräftat. Vid en genomgång av Vendion kan ni granska den föreslagna installationen, journalhanteringen och introduktionsplanen. Bedöm den konkreta lösningen och dokumentationen som hör till den.