Oplanerad frånvaro: en handlingsplan för restaurangen

Två timmar före lunch meddelar kocken att hen är sjuk. Den första frågan är vilka uppgifter som nu saknar ansvarig. Det kan vara viktigare att säkra en erfaren person vid varmstationen än att ersätta exakt samma antal timmar.

Ta emot beskedet och utse en ansvarig

Ha en känd kontaktväg för sjukanmälan och akuta ändringar. Bekräfta att beskedet kommit fram och vem som tar över planeringen. Ett meddelande till en kollega ska inte bli liggande utan att arbetsledaren vet om det.

Om någon uteblir utan besked, försök få kontakt och reda ut vad som hänt. Ett missat schema, sjukdom och olovlig frånvaro är olika situationer. Dra inte slutsatser om orsaken innan ni har talat med personen.

Anpassa dagens service efter kompetensen

Lista de moment som måste fungera: matlagning, allergenfrågor, servering, betalning, disk och stängning. Se vem som kan ta över respektive moment och vad personen behöver för stöd.

Kontakta lämpliga ersättare enligt er överenskomna rutin. Kontrollera deras kompetens, tillgänglighet, avtalade villkor och arbetstid. Vila och arbetsmiljö behöver bedömas även när behovet är akut; se Arbetsmiljöverkets vägledning. En person som är ledig är inte automatiskt i beredskap.

Om bemanningen inte räcker: begränsa bokningsbara bord, justera takeawaykapaciteten eller förenkla dagens meny. Uppdatera gäster och beställningskanaler så att ni kan hålla det ni lovar. Det är bättre att erbjuda en genomförbar service än att fylla alla platser utan kapacitet.

Undvik att pressa sjuk personal att arbeta

Frånvaroplanen ska inte bygga på att någon med smittrisk kommer in ändå. Livsmedelsverksamheten behöver rutiner för symtom och sjukdom som kan förorena maten. Se Livsmedelsverkets vägledning om personlig hygien.

Uppskatta flexibilitet och goda överlämningar utan att belöna en obruten närvaro på ett sätt som gör det svårt att sjukanmäla sig. Utbilda i fler arbetsmoment under ordnade former så att verksamheten blir mindre beroende av en enda person.

Dela arbetsplanen, skydda hälsouppgifterna

Teamet behöver veta vem som gör vad. Det behöver normalt inte känna till en kollegas diagnos. Sjukfrånvaro är en hälsouppgift och kräver särskild omsorg vid behandling. Begränsa åtkomst och dokumentera det som behövs för arbetet, lönen och arbetsgivaransvaret. Läs IMY:s vägledning om känsliga uppgifter i arbetslivet.

Följ upp efter passet

Stäm av arbetade timmar och frånvaro. Hantera sjuklön och eventuella intyg enligt villkoren för anställningen och Försäkringskassans vägledning. Bemanningslösningen under lunchen och bedömningen av ersättning är separata arbetsuppgifter.

Notera sedan var reservplanen brast: saknades kompetens, kontaktuppgifter eller tydliga instruktioner? Vid återkommande frånvaro behövs en enskild dialog och bedömning av stöd och arbetsanpassning, inte spekulation i gruppchatten.

Vendion Personal ger en gemensam plats för schema, frånvaro och tidrapportering. Använd den aktuella planeringen i passgenomgången och se till att ändringar är bekräftade. Boka en demo för att gå igenom just er frånvarorutin.