Kassasystem med Fortnox: från dagsavslut till avstämning

När kvällen är avslutad ska försäljningen vidare till bokföringen. Med en koppling mellan kassan och Fortnox kan du slippa skriva av samma belopp igen. Värdet ligger i ett tydligt flöde där du snabbt ser vad som kommit fram och vad som behöver kontrolleras.

Bestäm vad kopplingen ska överföra

Utgå från restaurangens faktiska affärer: servering, takeaway, kort, Swish, kontanter, fakturor och eventuella presentkort. Be leverantören visa hur dina försäljningsgrupper, momskategorier, betalmedel, rabatter och returer hanteras.

Kontrollera om integrationen skapar bokförda verifikationer, underlag att godkänna eller något annat. Klargör också när överföringen sker och hur du ser att den lyckats. Att en leverantör erbjuder Fortnox säger inte att varje uppgift överförs på samma sätt.

Anslut och ställ in kontona

Fortnox beskriver en aktivering där du loggar in i rätt Fortnox-företag och godkänner integrationens behörigheter. Följ Fortnox aktuella anslutningsguide och leverantörens instruktioner.

Ta sedan kontoplanen tillsammans med den som sköter redovisningen. Bestäm vilka konton, momskoder och eventuella kostnadsställen som ska användas. En försäljningsgrupp som heter ”dryck” kan innehålla varor med olika momssatser; namnet räcker inte som konteringsregel.

Presentkort, dricks och förskottsbetalningar behöver också hanteras enligt hur de fungerar i verksamheten. Följ upp inställningarna när du ändrar sortiment, betalflöden eller momsregler.

Försäljning och bankinsättning är olika belopp

Tänk dig ett förenklat exempel: gästerna betalar sammanlagt 11 200 kronor med kort. Betalningsleverantören drar 100 kronor i avgifter och betalar ut 11 100 kronor. Försäljningen blir inte 100 kronor mindre för att avgiften dragits av.

Kassarapporten visar försäljningen och dess moms. Avräkningen visar vilka betalningar, avgifter och eventuella justeringar som ingår i utbetalningen. Bankkontot visar vad som faktiskt kommit in. Även tidsskillnader mellan försäljningsdag och utbetalningsdag behöver förklaras.

En överförd Z-rapport betyder därför inte att bankavstämningen är klar. Bestäm vem som jämför underlagen och utreder skillnader.

Prova de affärer som brukar bli besvärliga

Genomför ett kontrollerat test med leverantören och redovisningen. Följ en vanlig försäljning, en retur och en betalning med flera betalmedel genom hela flödet. Om du använder presentkort eller fakturering ska även det ingå.

Kontrollera särskilt att:

• belopp, moms, datum och referenser stämmer
• samma dagsavslut inte bokförs två gånger vid ett nytt överföringsförsök
• en misslyckad överföring syns och kan följas upp
• rättelsen lämnar ett begripligt samband med ursprungsunderlaget.

Vendion kräver internet. Kom överens om rutinen när anslutningen eller överföringen ligger nere, inklusive hur ni kontrollerar att inget saknas efteråt.

Räkna på ditt eget arbete

Mät tiden för registrering, kontroll och rättelser före och efter införandet. Om arbetet i ett räkneexempel minskar från 15 till 5 minuter under 26 arbetsdagar sparar du 260 minuter, alltså 4 timmar och 20 minuter. Det är ett exempel, ingen utlovad besparing.

Jämför värdet med integrationslicens, Fortnox-abonnemang, införande och eventuell hjälp från redovisningskonsult. Automatiseringen kan minska dubbelarbete, men felaktiga inställningar kan också upprepa samma fel.

Fortnox och Vendion

Vendion Integration ger direktkopplingen till Fortnox. Skilj den licensen från filbaserad export av löneunderlag i Vendion Personal. Löneunderlag, försäljningsbokföring och bankavstämning är separata arbetsflöden. Se aktuella priser och be om en genomgång av vilka Fortnox-licenser och inställningar din restaurang behöver.

Bokföringsnämnden förklarar att ansvaret för bokföringen kvarstår även när du tar hjälp. En bra integration ger dig mindre registrering och bättre underlag för den kontrollen.

Se Vendion live och följ ett dagsavslut från kassan till redovisningen.