Öppna notor i baren: håll ordning från första order till betalning

Öppna notor låter gästen samla flera beställningar och betala senare. Det kan göra ett längre besök enklare, men kräver att personalen vet vilken nota som tillhör vem och vad som återstår att betala.

Med Vendions barflöde kan personalen öppna och parkera notor och fortsätta med nästa gäst. Den administrativa möjligheten att spara en nota ska hållas isär från att pengar har betalats eller reserverats.

Gör notan lätt att hitta

Använd ett konsekvent sätt att identifiera bord eller sällskap. Undvik flera nästan likadana notnamn som personalen kan förväxla. Bekräfta rätt nota innan en ny runda registreras, särskilt när gästen flyttar från baren till ett bord.

Bestäm hur ansvar lämnas över vid byte av sektion eller personal. En snabb avstämning bör omfatta vilka notor som är öppna, vilka som har delbetalats och vilka gäster som väntar på att få betala.

Betalning, parkering och reservation är olika saker

En parkerad order finns kvar i kassan för fortsatt arbete. En genomförd betalning har en egen betalningsstatus. En förhandsauktorisering, ibland kallad kortreservation, är ytterligare ett separat flöde.

Adyen beskriver förhandsauktorisering som en process där ett belopp auktoriseras, eventuellt justeras och sedan debiteras genom ett avslutande steg. Auktoriseringar har begränsad giltighet. Att en betalpartner erbjuder tekniken betyder inte att den är aktiverad i varje kassainstallation. Läs Adyens beskrivning.

Om ni vill använda kortreservation för barnotor, låt leverantören bekräfta stöd, korttyper, beloppsgränser, villkor och hantering av avvisade betalningar. Informera gästen om upplägget. Räkna inte med att en öppen nota automatiskt kan debiteras efter att gästen gått.

Stäm av innan stängningen

Gör en genomgång av öppna notor vid lämpliga tillfällen under kvällen. Vänta inte tills hela personalstyrkan är på väg hem. Följ upp en nota som blivit ovanligt gammal eller där gästens sällskap lämnat lokalen.

Vid delning behöver kvarvarande belopp vara tydligt. Kontrollera betalningsstatus innan ett försök görs igen, så att en osäker återkoppling inte leder till dubbelbetalning. Returer och rättelser ska följa verksamhetens ordinarie rutiner.

Träna på avvikelser

Låt personalen öva på ett sällskap som byter bord, en felregistrerad dryck och en delbetalning med ett kvarvarande belopp. Bestäm också hur ni hanterar en gäst som uppfattar att notan redan är betald.

Att ta betalt per beställning kan vara rätt i vissa delar av baren och öppna notor i andra. Välj efter serviceformen och hur ni kan följa upp notorna. Mät obetalda belopp och rättelser, snarare än att utgå från ett löfte om högre snittnota.

Se Vendion live och prova öppning, parkering, delning och avslut med ert arbetssätt.