GDPR – exportera och radera kunddata

När en gäst begär tillgång, rättelse eller radering behöver restaurangen hantera begäran och kontrollera vilka uppgifter som berörs. Svara så snart som möjligt, normalt senast en månad efter att begäran kom in. Vid en komplicerad begäran kan förlängning vara tillåten, men gästen ska informeras inom den första månaden. IMY beskriver rättigheter och tidsfrister.

1. Kontrollera personen och hitta profilen Säkerställ att begäran kommer från rätt person innan du lämnar ut eller raderar uppgifter. Anpassa kontrollen till situationen och samla inte in fler uppgifter än vad som behövs.

Öppna Marknadsföring → Gäster → Register. Sök på namn, telefon eller e-post och öppna rätt gäst. Kontrollera om samma person finns i flera profiler.

2. Exportera uppgifter

1. Öppna avsnittet GDPR i gästprofilen.
2. Klicka Exportera gästdata.
3. Vänta tills filen har laddats ner. Exporten är en JSON-fil, inte en PDF.
4. Kontrollera innehållet innan du lämnar ut det via en lämplig säker kanal.

Filen omfattar profiluppgifter, registrerad aktivitet, taggar, kampanjmeddelanden, grunduppgifter om matchade ordrar och bokningar samt lojalitetsmedlemskap. Den innehåller inte en full lista över beställda rätter eller alla lojalitetstransaktioner. Stora historikmängder och äldre poster utan rätt gästkoppling kan saknas. Kontakta Vendion för hjälp om underlaget behöver kompletteras. En lyckad nedladdning är inte i sig bevis på ett fullständigt registerutdrag.

3. Rätta fel eller stoppa reklam Använd Redigera för felaktiga profiluppgifter. Om gästen bara vill sluta få reklam, stäng av SMS opt-in och/eller Email opt-in. Radering behövs inte för detta. Hänvisa till avregistreringslänken i kampanjmeddelanden; ett STOP-svar hanteras inte som en säker automatisk avregistrering.

4. Radera när begäran ska genomföras

1. Granska vilka uppgifter som ska raderas och vilka som behöver behållas.
2. I avsnittet GDPR, välj Radera gästdata.
3. Läs dialogen Radera gästdata permanent. Bekräfta med Radera permanent först när rätt gäst och omfattning är kontrollerade.
4. Kontrollera att åtgärden lyckades. Dokumentera vad som har gjorts.

Åtgärden kräver behörighet att redigera gäster. Den tar bort gästprofilen och kopplad CRM-information, bland annat taggar och kampanjmeddelanden. Kopplade order- och bokningsuppgifter anonymiseras i de delar funktionen omfattar, medan ekonomiska transaktioner behålls. Lojalitets- och klippkortskopplingar kan också beröras. Åtgärden går inte att ångra.

Uppgifter i fristående profiler, dokument, andra tjänster eller poster utan rätt koppling behöver kontrolleras separat. Rätten till radering har undantag, bland annat när uppgifter behövs för en rättslig skyldighet. Läs IMY:s vägledning om radering.

5. Återkoppla till gästen Beskriv vilka uppgifter som lämnats ut, rättats eller raderats, och förklara vad som eventuellt behålls och varför. Skriv inte att all data är borttagen förrän hela begäran har kontrollerats.