Intercompany-bokföring – settlements

Intercompany-bokföring (eller settlements) är hjärtat i ekonomisk kedjedrift. När en franchise-kedja består av flera legala enheter (olika AB med egna org-nummer) uppstår ekonomiska flöden mellan dem – och dessa måste avräknas korrekt i bokföringen. Vendion automatiserar detta flöde.

När uppstår intercompany-transaktioner?

De vanligaste fallen:

1. Kedjepresentkort: Kort sålt på Bolag A, inlöst på Bolag B → B har en fordran på A för inlösenvärdet
2. Poolad lojalitet (framtid): Poäng tjänade på A, inlösta på B → revenue-sharing
3. Master franchise royalties (framtid): Enhet betalar royalty till HQ
4. Gemensamma inköp (framtid): Om kedjan har central leverantör som faktureras av enheter

I MVP är det framförallt kedjepresentkort som triggar intercompany.

Var sker avräkningen?

På /chain/:slug/bokforing – kedjans intercompany-sida. Sidan syns bara för kedjeadmins med rättighet att se bokföring.

Vad visar sidan?

1. Pending transactions – icke-avräknade intercompany-transaktioner:

1. Reconciled transactions – färdigavräknade, historiskt

2. Monthly settlement summary:

   • Totalt utestående per bolagspar
   • Nettobalans (vem är skyldig vem)
   • Senast stift

3. Export-knappar: SIE, CSV, PDF

Så registreras transaktionen

Varje intercompany-transaktion innehåller:

• Typ – presentkortsinlösen, royalty, revenue-share, m.m.
• Utfärdande enhet + org-nummer
• Inlösande enhet + org-nummer
• Belopp
• Status – pending, båda bokförda, avräknad, bestridd
• Skapad-datum och avräkningsdatum

Bokföringslogik per transaktion

Exempel: 400 kr inlöst på Bolag A, utfärdat av HQ.

Hos A (inlösande):

Hos HQ (utfärdande):

Vid månadsstift/avräkning

När HQ betalar A 400 kr (via bank):

Och hos A:

Statusen på transaktionen flyttas från "pending" → "avräknad".

Auto-verifikationer vid Z-dagrapport

Varje restaurangs dagliga Z-rapport triggar auto-generering av intercompany-verifikationer:

1. Systemet letar pending intercompany-transaktioner som rör denna enhet
2. Skapar verifikationer i en särskild serie för intercompany
3. Applicerar debet/kredit enligt typ och riktning
4. Verifikationen blir del av enhetens dagskörning i bokföringen

Exempel: Månadsstift april 2026

Scenario: 5 pending transaktioner i april:

• 3 kort inlösta på Bolag A (total 2 400 kr)
• 2 kort inlösta på Bolag B (total 1 800 kr)
• Alla utfärdade av HQ

Vid månadsstift (typ 30 april via schemalagd körning):

1. Aggregeras per bolagspar
2. HQ skuldar A: 2 400 kr
3. HQ skuldar B: 1 800 kr
4. Total utestående: 4 200 kr

Kedjeägaren:

1. Går till /chain/:slug/bokforing
2. Ser pending-lista och summor
3. Klickar "Exportera SIE" för varje enhet
4. Skickar SIE-filerna till revisor eller importerar till Fortnox/Visma
5. När bankbetalningarna verkställts → markerar perioden som reglerad (se nedan)

Så markerar du en period som reglerad

Avräkningsvyn visar netto per bolagspar: vem som är skyldig vem, och hur mycket. När du faktiskt har fört över pengarna markerar du perioden:

1. Välj period (t.ex. hela april)
2. Läs av nettot per bolagspar
3. Klicka Markera som reglerad på det par du betalat

Systemet sköter underlaget — du sköter betalningen. Vi markerar aldrig något som reglerat automatiskt: en cron som påstår att pengar bytt ägare utan att veta det är precis fel sätt att ha fel i bokföringen.

Fyra regler som skyddar dig

• Bara bokförda rader kan regleras. En rad som ännu inte nått bokföringen (pending) hoppas över — att markera den vore att stänga en period som fortfarande är öppen. Ordningen är alltid bokförd före reglerad.
• En tvistig rad tystas inte. Har du markerat en rad som omtvistad (disputed) rörs den inte av en periodkörning. Den måste hanteras för sig.
• Dubbelklick gör ingen skada. Kör du samma period två gånger regleras ingenting den andra gången, och tidsstämpeln flyttas inte. Två personer kan trycka samtidigt utan att det ser ut som att pengarna bytt ägare två gånger.
• Bara det par och den period du valt. Rader utanför perioden, på ett annat bolagspar eller i en annan kedja rörs aldrig.

Vem får göra det?

Regleringen kräver behörigheten att se intercompany. Det räcker alltså inte att vara kedjemedlem — behörigheten måste finnas i din grupp. Kontrollen sitter i databasen, inte bara i knappen.

Vad sparas?

På varje reglerad rad sparas vem som markerade den, när, vilken period som avsågs och din eventuella anteckning (t.ex. Bankgiro 2026-04-30). Det är ditt revisionsspår när revisorn frågar hur avräkningen gick till.

BAS-konton – anpassningsbara

Defaultkonton:

• 1660 – Fordran på koncernföretag (receivable)
• 2860 – Skuld till koncernföretag (payable)

Dessa kan anpassas per kedja i /chain/:slug/installningar:

• Fordran-konto: [input]
• Skuld-konto: [input]

Ändringar gäller bara framtida vouchers – inte redan stiftade.

Export-format

SIE: Svensk standard för bokföringsutbyte. Kompatibel med Fortnox, Visma, Björn Lundén osv. Filen innehåller alla vouchers för vald period.

CSV: Rå export med kolumner: verifikationsdatum, konto, debet, kredit, beskrivning, referens, transaktions-id. Kan importeras i Excel eller valfritt system.

PDF: Mänskligt läsbar rapport för revisor – sammanfattning + detaljer.

Disputed-status

Om en enhet bestrider en transaktion (t.ex. "vi har inte fått pengarna ännu"):

1. Markera som "disputed" i UI
2. Lägg till kommentar
3. Transaktionen flyttas ur pending-listan tills löst
4. Kräver manuell granskning av kedjeadmin

Framtida förbättringar

• Automatisk netting: om HQ skuldar A 2 400 kr och A skuldar HQ 800 kr, netta till 1 600 kr
• Batch-payments: en-klick bankbetalning via Swish Business eller direct debit
• Integrering med Fortnox/Visma: push-vouchers automatiskt (planerat)
• Batch-avräkningsverifikationer: en sammanslagen verifikation per månad istället för per transaktion

Juridiskt – Sverige

Enligt svensk skattelagstiftning:

• Bolag måste bokföra intercompany-transaktioner korrekt
• Vid koncerninterna transaktioner finns särskilda moms-regler (moms på inomkoncernförsäljning)
• Utestående fordringar och skulder ska redovisas i årsredovisningen
• Över 5 MSEK intercompany-flöde per år kan kräva särskild rapportering

Vendions vouchers följer svensk praxis men ersätter inte revisorsråd – kontakta din auktoriserade revisor för bolagsspecifik hantering.

Nästa steg: Läs Kedjebokföring – flera legala enheter för bredare bokföringskontext (även i Bokföringsmodulen finns fördjupning).