Intercompany-bokföring – settlements

Intercompany-bokföring (eller settlements) är hjärtat i ekonomisk kedjedrift. När en franchise-kedja består av flera legala enheter (olika AB med egna org-nummer) uppstår ekonomiska flöden mellan dem – och dessa måste avräknas korrekt i bokföringen. Vendion automatiserar detta flöde.

När uppstår intercompany-transaktioner?

De vanligaste fallen:

1. Kedjepresentkort: Kort sålt på Bolag A, inlöst på Bolag B → B har en fordran på A för inlösenvärdet
2. Poolad lojalitet (framtid): Poäng tjänade på A, inlösta på B → revenue-sharing
3. Master franchise royalties (framtid): Enhet betalar royalty till HQ
4. Gemensamma inköp (framtid): Om kedjan har central leverantör som faktureras av enheter

I MVP är det framförallt kedjepresentkort som triggar intercompany.

Var sker avräkningen?

På /chain/:slug/bokforing – kedjans intercompany-sida. Sidan syns bara för kedjeadmins med rättighet att se bokföring.

Vad visar sidan?

1. Pending transactions – icke-avräknade intercompany-transaktioner:

1. Reconciled transactions – färdigavräknade, historiskt

2. Monthly settlement summary:

   • Totalt utestående per bolagspar
   • Nettobalans (vem är skyldig vem)
   • Senast stift

3. Export-knappar: SIE, CSV, PDF

Så registreras transaktionen

Varje intercompany-transaktion innehåller:

• Typ – presentkortsinlösen, royalty, revenue-share, m.m.
• Utfärdande enhet + org-nummer
• Inlösande enhet + org-nummer
• Belopp
• Status – pending, båda bokförda, avräknad, bestridd
• Skapad-datum och avräkningsdatum

Bokföringslogik per transaktion

Exempel: 400 kr inlöst på Bolag A, utfärdat av HQ.

Hos A (inlösande):

Hos HQ (utfärdande):

Vid månadsstift/avräkning

När HQ betalar A 400 kr (via bank):

Och hos A:

Statusen på transaktionen flyttas från "pending" → "avräknad".

Auto-verifikationer vid Z-dagrapport

Varje restaurangs dagliga Z-rapport triggar auto-generering av intercompany-verifikationer:

1. Systemet letar pending intercompany-transaktioner som rör denna enhet
2. Skapar verifikationer i en särskild serie för intercompany
3. Applicerar debet/kredit enligt typ och riktning
4. Verifikationen blir del av enhetens dagskörning i bokföringen

Exempel: Månadsstift april 2026

Scenario: 5 pending transaktioner i april:

• 3 kort inlösta på Bolag A (total 2 400 kr)
• 2 kort inlösta på Bolag B (total 1 800 kr)
• Alla utfärdade av HQ

Vid månadsstift (typ 30 april via schemalagd körning):

1. Aggregeras per bolagspar
2. HQ skuldar A: 2 400 kr
3. HQ skuldar B: 1 800 kr
4. Total utestående: 4 200 kr

Kedjeägaren:

1. Går till /chain/:slug/bokforing
2. Ser pending-lista och summor
3. Klickar "Exportera SIE" för varje enhet
4. Skickar SIE-filerna till revisor eller importerar till Fortnox/Visma
5. När bankbetalningar verkställs → markerar i UI: "Reconciled"

BAS-konton – anpassningsbara

Defaultkonton:

• 1660 – Fordran på koncernföretag (receivable)
• 2860 – Skuld till koncernföretag (payable)

Dessa kan anpassas per kedja i /chain/:slug/installningar:

• Fordran-konto: [input]
• Skuld-konto: [input]

Ändringar gäller bara framtida vouchers – inte redan stiftade.

Export-format

SIE: Svensk standard för bokföringsutbyte. Kompatibel med Fortnox, Visma, Björn Lundén osv. Filen innehåller alla vouchers för vald period.

CSV: Rå export med kolumner: verifikationsdatum, konto, debet, kredit, beskrivning, referens, transaktions-id. Kan importeras i Excel eller valfritt system.

PDF: Mänskligt läsbar rapport för revisor – sammanfattning + detaljer.

Disputed-status

Om en enhet bestrider en transaktion (t.ex. "vi har inte fått pengarna ännu"):

1. Markera som "disputed" i UI
2. Lägg till kommentar
3. Transaktionen flyttas ur pending-listan tills löst
4. Kräver manuell granskning av kedjeadmin

Framtida förbättringar

• Automatisk netting: om HQ skuldar A 2 400 kr och A skuldar HQ 800 kr, netta till 1 600 kr
• Batch-payments: en-klick bankbetalning via Swish Business eller direct debit
• Integrering med Fortnox/Visma: push-vouchers automatiskt (planerat, ~1 månad bort)
• Batch-avräkningsverifikationer: en sammanslagen verifikation per månad istället för per transaktion

Juridiskt – Sverige

Enligt svensk skattelagstiftning:

• Bolag måste bokföra intercompany-transaktioner korrekt
• Vid koncerninterna transaktioner finns särskilda moms-regler (moms på inomkoncernförsäljning)
• Utestående fordringar och skulder ska redovisas i årsredovisningen
• Över 5 MSEK intercompany-flöde per år kan kräva särskild rapportering

Vendions vouchers följer svensk praxis men ersätter inte revisorsråd – kontakta din auktoriserade revisor för bolagsspecifik hantering.

Nästa steg: Läs Kedjebokföring – flera legala enheter för bredare bokföringskontext (även i Bokföringsmodulen finns fördjupning).