Kedjepresentkort – sålda på en enhet, inlösta på annan

Ett av de mest efterfrågade användarfall i franchising: sälja ett presentkort på HQ och låta det lösas in på vilken som helst franchise-enhet. Vendions kedjepresentkort löser detta med korrekt intercompany-bokföring mellan olika legala enheter.

Problemet

Traditionellt i svensk franchise:

• Kunden köper ett presentkort på 1 000 kr vid HQ (ett företag)
• Kunden löser in 600 kr på enhet A (ett annat företag med annat org-nummer)
• Resterande 400 kr på enhet B (ett tredje företag)

Utan rätt system: 3 bolag, tre olika ekonomiska händelser, svårt att avräkna mellan dem. Traditionellt löstes det med manuella fakturor mellan bolagen.

Vendions lösning: kedjescopade presentkort

Varje presentkort i Vendion har en "scope" som avgör var det kan lösas in:

• Lokalt kort → inlösbart bara där det såldes (traditionellt)
• Kedjekort → inlösbart på alla medlemsrestauranger i kedjan

Förutsättning

Funktionen aktiveras bara om "Delade presentkort" är påslagen i kedjeinställningarna. För typ franchise och holding är det på som default.

Sälja kedjepresentkort i POS

Funktionen är en toggle i sälj-dialogen:

1. POS på valfri enhet (t.ex. HQ) → "Sälj presentkort"
2. Dialog öppnas:
   • Belopp: 1 000 kr
   • Utgångsdatum: 12 månader från idag
   • Betalmetod: Kort
   • Toggle: "Giltigt i hela kedjan" (ny)
3. Klicka "Sälj"

Om restaurangen är i en kedja med delade presentkort påslagna, märks kortet som ett kedjekort. Annars blir det ett vanligt lokalt kort.

Inlösa på annan enhet

När kunden kommer till en medlemsrestaurang och vill lösa in:

1. POS → ordersumma 600 kr → "Lägg till betalning"
2. Välj "Presentkort"
3. Skanna/skriv in koden
4. Systemet letar upp kortet – först lokalt, sedan inom kedjan
5. Om hittat + aktivt + ej utgånget:
   • 600 kr dras från saldot
   • En betalningspost skapas
   • Om utfärdande och inlösande enhet är olika bolag: en intercompany-transaktion registreras automatiskt för månadsstift

Intercompany-bokföring

När korten löses in över olika bolag skapas bokföringsposter automatiskt vid dagsavslut eller månadskörning. Se Intercompany-verifikationer vid månadsstift för detaljer.

Exempel: HQ-försäljning + dubbla inlösen

Scenario:

• HQ (org 555-1234) säljer kort 1 000 kr den 1 april
• Restaurang A (org 555-5678) löser in 400 kr den 15 april
• Restaurang B (org 555-9999) löser in 600 kr den 28 april

Bokföringsposter (förenklat):

(BAS-konton kan anpassas i kedjeinställningarna – default är 1660/2860.)

Avräkning mellan bolagen

När kort löses in på annat org-nummer skapas pending intercompany-transaktioner. En gång per månad (typiskt sista bankdag):

1. Z-dagrapport eller schemalagd batch-körning körs
2. Pending-transaktioner samlas
3. Automatiska vouchers skapas i varje bolags bokföring
4. Chain-accountant granskar i /chain/:slug/bokforing
5. Exporterar SIE/CSV för revisor
6. Markerar som "Reconciled" när betalning skickats mellan bolagen

Synlighet och åtkomst

• Restaurang-medlem → ser lokala kort + alla kort som lösts in hos dem
• Kedje-medlem → ser alla kedjekort i sin kedja
• Gäst → ser bara sitt eget kort via koden

Kedjepresentkort-sidan

På /chain/:slug/presentkort:

• Tabell över alla kedjekort: kod, utfärdat, initialbelopp, saldo, status, scope (kedja/lokal), utgångsdatum
• KPI:er:
  • Aktiva kort (antal)
  • Utestående skuld (summa av saldo)
  • Kedje-delade kort (antal)

Ingen försäljning från kedjesidan i MVP – det sker alltid via POS. Kedjesidan är översikt.

Edge-cases

Kort när en kedja avslutas: om en kedja avslutas medan kort fortfarande har saldo, blockeras åtkomst. Framtida offboarding-flöde kommer nolla resterande saldo och skapa återbetalnings-verifikation.

Utgånget kort: liksom vanliga kort – om utgångsdatum passerat misslyckas inlösen. Saldo bokförs som intäkt hos utfärdaren (efter svensk praxis) eller står kvar som skuld beroende på bolagsbeslut.

Partiell inlösen: 1 000 kr-kort kan lösas in i valfritt antal delar tills saldot är 0.

Nästa steg: Intercompany-bokföring och settlements.