Kassasystem för café – från beställning till färdig kaffeorder

En gäst beställer en stor latte med havredryck, en annan hämtar förbeställda smörgåsar och en tredje vill betala för hela sällskapet. Caféets kassa behöver hålla ihop variationerna utan att personalen tappar bort vem som ska ha vad.

Börja med beställningarna ni faktiskt får

Lägg vanliga produkter där de är lätta att hitta. Bestäm hur storlek, dryckesval och tillägg registreras och prissätts. Undvik flera nästan identiska produktnamn som gör rapporterna svåra att tolka.

Prova en order med flera drycker och olika tillval. Kontrollera att varje val följer rätt produkt till baristan. Gästen ska kunna få en ändring hanterad utan att personalen måste minnas den vid sidan av ordern.

Behoven varierar mellan caféer. Ett bagericafé med egen produktion kan behöva noggrann receptkalkyl, och ett café som levererar företagsfrukost kan behöva fakturering. Välj utifrån verksamheten, inte en schablon om att café alltid betyder enkel försäljning.

Skilj beställning, produktion och utlämning

Bestäm vem som tar betalt, vem som gör drycken och vem som lämnar ut hela ordern. Om flera personer arbetar samtidigt behöver de se samma tillval och orderidentifiering. En KDS eller kompatibel bongskrivare kan stödja detta.

Expresskassa eller onlinebeställning kan komplettera den bemannade kassan. Börja med tider och ett utbud som produktionen klarar. Fler inkommande order gör inte kaffemaskinen snabbare, och gäster som behöver hjälp ska enkelt nå personalen.

Kontrollera momsen för varje försäljningssätt

Från 1 april 2026 till och med 31 december 2027 är svensk livsmedelsmoms tillfälligt 6 procent. Restaurangtjänster har fortsatt 12 procent. Kaffe som säljs som livsmedel för avhämtning omfattas normalt av livsmedelsmomsen, inte 25 procent. Se Skatteverkets momsinformation och perioden för sänkningen.

Bedöm vad kunden faktiskt får i samband med köpet. Servering och andra stödtjänster spelar roll; det är inte bara platsen där kunden sätter sig som avgör. Konfigurera produkter och försäljningssätt därefter och prova kvitton för både avhämtning och servering.

Om ni också säljer exempelvis muggar eller andra varor behöver deras momshantering bedömas separat. En knapp för ”ta med” ersätter inte korrekt produktinställning.

Prova betalning och arbetsdagens avslut

En integrerad terminal minskar behovet av att mata in belopp två gånger. Kontrollera de betalmetoder ni behöver och hur avbruten betalning, felköp och retur hanteras. Prova även att stämma av en dag med flera betalmedel.

Bekräfta enheter, skrivare och nätverk. Vendion kräver internet, så anslutningen vid disken och en eventuell reservanslutning behöver testas. En befintlig surfplatta ska kontrolleras mot kraven för det kompletta kassaflödet.

Registerkrav gäller efter verksamhetens förutsättningar

Ett café omfattas normalt av kassaregisterkraven vid kontant-, kort- och jämförbar elektronisk försäljning, men undantag finns. Kontrollera tillverkardeklarerat register och tillämpligt kontrollsystem hos Skatteverket.

Caféer räknas även som restaurangverksamhet i reglerna om personalliggare. Vissa undantag finns, bland annat för särskilt angiven familjeverksamhet. Se Skatteverkets restaurangvägledning i stället för att anta att alla caféer måste ha samma upplägg.

Jämför en komplett offert

Räkna på kassaplatser, utrustning, betalningsavgifter och de tillägg ni behöver. Vendions kassa kan kompletteras med personal, onlinebeställning och andra moduler i samma system. Se aktuella priser och be om en demonstration med caféets egen meny och ett realistiskt arbetspass.