Catering-beställningar online – så automatiserar du processen

Många restauranger erbjuder catering – företagsluncher, event, konferenser, privata fester – men hanterar beställningarna via telefon och e-post. Det innebär fram-och-tillbaka-kommunikation, manuell offertskrivning och risk för missförstånd.

En digital beställningsprocess för catering sparar tid, minskar fel och gör det enklare för kunden att beställa.

Vanliga utmaningar

Lång orderprocess. Kunden ringer, diskuterar alternativ, får en offert via e-post, gör ändringar, bekräftar – det kan ta dagar.

Fel och missförstånd. Muntliga beställningar leder till fel: fel antal portioner, missade allergianpassningar, oklara leveranstider.

Ingen standardisering. Varje beställning hanteras individuellt, vilket gör det svårt att skala.

Fakturering manuellt. Cateringbeställningar faktureras ofta i efterhand, vilket skapar extra administration och betalningsförseningar.

Lösning: digital cateringbeställning

Cateringmeny online

Skapa en separat cateringmeny på din beställningssida med paket och priser:

Lunchpaket (5/10/20/50 portioner). Buffé (pris per person med minimum). Enskilda rätter i storlek. Dryckespaket. Tillbehör och extras.

Tydliga priser och bilder gör det enkelt för kunden att välja utan telefonsamtal.

Förbeställning med datum och tid

Kunden väljer leveransdatum, tid och plats direkt i beställningsflödet. Systemet kan blockera datum med för kort framförhållning (t.ex. minimum 48 timmars förbeställning för stora ordrar).

Allergier och specialkost

Formulär för allergier, vegetariskt, veganskt, halal och andra preferenser. Informationen följer med ordern hela vägen till köket.

Betalning

Förskottsbetalning med kort minskar risken för no-shows och förenklar bokföring. Alternativt kan du erbjuda faktura till företagskunder med kreditkontroll.

Automatisk bekräftelse

Kunden får omedelbart en orderbekräftelse via e-post med sammanfattning, leveranstid och totalbelopp. Ingen manuell bekräftelse behövs.

Vendion för catering

Vendions online order kan konfigureras med en cateringmeny:

Separata menyavsnitt för catering med paketpriser. Förbeställning med datum- och tidsval. Automatisk koppling till kassasystemet och KDS. Betalning via kort eller faktura. Orderbekräftelse och påminnelser automatiskt.

Eftersom cateringordern registreras i kassasystemet ingår den i försäljningsstatistik och analys. Du ser hur stor andel av omsättningen catering utgör och vilka produkter som säljer bäst.

Tips

Gör det synligt. Många gäster vet inte att du erbjuder catering. Skylta i restaurangen, lägg till det på hemsidan och nämn det i marknadsföring.

Företagsavtal. Kontakta företag i närheten och erbjud veckovisa lunchleveranser. Återkommande cateringkunder ger stabil intäkt.

Paketerbjudanden. Det är enklare att sälja paket ("Lunchbuffé 20 pers, 179 kr/person") än att låta kunden sätta ihop allt själv.

Sammanfattning

Catering som hanteras via telefon och e-post är tidskrävande och felbenäget. En digital beställningsprocess med meny, datum, betalning och automatisk bekräftelse sparar tid och ökar försäljningen.

Vendions online order kan konfigureras för catering med förbeställning, paketmenyer och automatisk orderhantering i samma plattform som övrig verksamhet.