Beställningssystem för restaurang – välj rätt orderkanaler

En egen beställningssida och en leveransplattform gör inte alltid samma jobb. Den ena kan ta emot en order från en stamgäst som hämtar maten. Den andra kan hjälpa en ny gäst att hitta restaurangen och ordna bud. För att jämföra alternativen behöver du först bestämma vilken tjänst du behöver.

Den här genomgången är skriven av Vendion, som erbjuder onlinebeställning kopplad till kassan.

Skilj tre orderflöden

Beställning vid bordet: gästen beställer på plats och maten serveras i restaurangen. Bordskoppling, köksflöde och hjälp från personalen är centralt.

Förbeställning för upphämtning: gästen väljer hemma och hämtar vid en överenskommen tid. Restaurangen behöver tydlig bekräftelse, kapacitetsplanering och utlämning.

Beställning med leverans: någon behöver dessutom ansvara för transport, leveransområde, avgifter och kontakt vid försening. Ett beställningssystem i sig innebär inte att bud ingår.

Jämför kostnader med samma omfattning

Läs avtalet för varje kanal och identifiera vilka kostnader som gäller för er: månadsavgift, provision, betalning, kampanjer, leverans och eventuella tillägg. Kontrollera om en procentavgift beräknas på ett belopp inklusive eller exklusive moms.

Räkna även in förpackning, arbete och kostnaden att få gästen till beställningssidan. Egen digital beställning gör inte marknadsföring eller kortbetalning kostnadsfri. Plattformskampanjer kan också ha separat kostnad; Wolts svenska kampanjvillkor är ett exempel på varför kampanjavtalet behöver läsas.

Använd denna struktur per order:

Försäljning exklusive moms − råvaror − förpackning − betalnings- och kanalavgifter − relevant leverans- och kampanjkostnad.

Det som återstår ska bidra till bland annat bemanning och fasta kostnader. Om en kanal kräver extra arbetstid behöver den också räknas med. Jämför sedan månadsutfallet, inklusive fasta systemavgifter. En billigare orderkanal hjälper bara om den får tillräckligt många relevanta beställningar.

Gör kökets kapacitet till en del av valet

Prova hur nya order kommer in och vem som bevakar dem. Kontrollera tillval, allergeninformation, ändringar, betalningsstatus och återbetalning. Bestäm hur ni stoppar fler order när köket är fullt och hur ändrad upphämtningstid kommuniceras.

Titta också på menyn. Allt som fungerar på tallrik fungerar inte lika bra efter transport. Välj utbud och förpackning tillsammans med köket och prova maten efter den väntetid gästen kan möta.

Bygg en direkt relation med rätt villkor

Länka er egen beställningssida från restaurangens webbplats och egna kanaler. Följ plattformsavtal när ni marknadsför er i samband med plattformsbeställningar.

Det är missvisande att säga att restaurangen aldrig får orderdata från en plattform. Wolt beskriver exempelvis delning av uppgifter som behövs för beställningen. Vilken användning som är tillåten beror på ändamål, regler och avtal.

Även direktbeställningar innebär ansvar för personuppgifter. Kontaktuppgifter för att lämna ut mat är inte automatiskt en marknadsföringslista. Reklam via e-post och SMS till privatpersoner kräver normalt förhandssamtycke, med ett begränsat befintligkundundantag enligt marknadsföringslagen.

Vad Vendion tillför

Vendion Online Order ger en egen digital beställningsväg för bland annat bord och avhämtning, kopplad till kassa och köksflöde. Det är en tilläggsmodul; se aktuell omfattning och pris. Betalningsavgifter och andra avtalade kostnader behöver ingå i er kalkyl.

Välj en tydlig start: exempelvis upphämtning under utvalda tider. Följ genomförda order, kostnad, väntetid och fel. Utöka när både gästerna och köket får ett fungerande flöde.