Personalkostnad per försäljningskrona – räkna rätt

En lugn månad kan ge högre personalkostnadsprocent även om du inte har lagt till ett enda arbetspass. En stark försäljningsmånad kan få samma bemanning att se billigare ut. Därför behöver du både rätt beräkning och en förklaring till förändringen.

Börja med samma period och rätt försäljning

Personalkostnad i procent = personalkostnader ÷ försäljning exklusive moms × 100.

Använd exempelvis månadens intjänade försäljning och kostnader som hör till samma månad. Blanda inte månadens kortutbetalningar med lön som råkar betalas ut då. Utbetalningstidpunkter, återbetalningar och löneperioder kan annars förskjuta bilden.

Ett hypotetiskt exempel: personalkostnaden är 60 000 kronor och försäljningen exklusive moms är 200 000 kronor. Andelen blir 30 procent. Med samma personalkostnad och 240 000 kronor i försäljning blir den 25 procent. Skillnaden beror här helt på försäljningen.

Ta med hela kostnaden utan att räkna dubbelt

Bruttolönen är utgångspunkten, inte hela arbetsgivarkostnaden. Gå igenom vilka poster som gäller för er:

• Lön, tillägg och ersättningar för perioden.
• Semesterkostnad som hör till arbetet, även om den betalas senare.
• Arbetsgivaravgifter enligt tillämpliga regler.
• Pensioner, försäkringar och eventuella skatter på dessa.

Arbetsgivaravgifter är en del av det som ofta kallas sociala avgifter. Lägg inte på båda som om de vore två separata kostnader. Verksamt har en kalkyl för vad en anställd kostar som hjälper dig att identifiera posterna.

Bestäm också hur inhyrd personal hanteras i det interna nyckeltalet. Annars kan en flytt från anställda till bemanningsföretag se ut som en besparing trots att arbetet fortfarande kostar. Dokumentera definitionen och stäm av den mot bokföringen. Ägarens obetalda arbete kan följas separat som en uppskattning, men ska inte presenteras som bokförd lön.

Skilj dagens uppskattning från månadens utfall

Under ett pågående pass kan schemalagda eller registrerade timmar och kostnadsantaganden ge en uppskattning. Den är användbar för att upptäcka avvikelser, men blir inte slutlig lönekostnad förrän tider, tillägg och övriga poster är kontrollerade.

Vendion Personal ger underlag för schema, tid och lön. Använd det tillsammans med försäljningen i Analytics, och var tydlig med om rapporten visar plan, uppskattning eller avslutat utfall.

Tolka procenten tillsammans med driften

Jämför liknande dagar och perioder med samma öppettider och serviceform. En restaurang med lång bordsservering har andra arbetsuppgifter än ett café med diskförsäljning. Förberedelser, städning och utbildning behövs även när få kvitton slås in.

Följ också väntetider, övertid, raster, sjukfrånvaro och om rätt kompetens finns på passet. En låg kostnadsandel kan sammanfalla med bra planering eller med ohållbar belastning; siffran ensam avgör inte vilket.

Om andelen stiger, undersök först orsaken: färre gäster, ändrad produktmix, längre öppettider, högre ersättningar eller fler arbetstimmar. Välj sedan en åtgärd som passar problemet och gällande villkor. Ett lägre procenttal är användbart när ekonomin förbättras och restaurangen fortfarande fungerar.